Οι εταιρείες πρέπει να διατηρήσουν ένα υγιές επίπεδο κέρδους και η καθιέρωση αυστηρών πρωτοκόλλων προϋπολογισμού που σχετίζονται με τις δαπάνες είναι μέρος αυτής της διαδικασίας. Στο τμήμα αγορών, ο αναλυτής προμηθειών κατέχει αυτήν την ευθύνη. Θα ενεργήσει ως σύνδεσμος μεταξύ του οργανισμού του, της οικονομικής υπηρεσίας του οργανισμού και των πωλητών της εταιρείας ή των πιθανών πωλητών. Υπεύθυνος τόσο για τη δημιουργία όσο και για την τήρηση των κατευθυντήριων γραμμών για τις προμήθειες, ένας αναλυτής προμηθειών συμβάλλει στη συνολική οικονομική στρατηγική του οργανισμού. Η αξιολόγηση των πιθανών και καθιερωμένων προμηθευτών είναι μέρος αυτής της διαδικασίας, καθώς και η διαπραγμάτευση συμφωνιών και τιμολόγησης για την προμήθεια εμπορευμάτων, υπηρεσιών ή προμηθειών.
Ένας αναλυτής προμηθειών συχνά συμπληρώνει αιτήματα για πληροφορίες (RFIs), τα οποία σε ένα εργαλείο αξιολόγησης χρησιμοποιήθηκαν για τη συλλογή δεδομένων που μετρούν με ακρίβεια τις δυνάμεις και τις ικανότητες των υποψήφιων πωλητών, καθώς και την αποκάλυψη τυχόν αδυναμιών που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την οργανωτική οικονομική στρατηγική του αναλυτή. Επιπλέον, μπορεί να προετοιμάσει αιτήματα πρότασης (RFP), ζητώντας από τους πωλητές να υποβάλουν προσφορές για υπηρεσίες, εμπορεύματα ή προμήθειες για την υποστήριξη οργανωτικών στόχων. Κατά τη συλλογή των δεδομένων σε RFI και RFP, θα αναλύσει τις διαθέσιμες πληροφορίες για να κάνει αποφάσεις σχετικά με τους προμηθευτές και συνήθως αποφασίζει για την επιλογή ενός από τους περισσότερους προμηθευτές για σύμβαση.
Η διαπραγμάτευση είναι η επόμενη φάση της διαδικασίας κατά την οποία ο αναλυτής προμηθειών θα διαπραγματευτεί με τους επιλεγμένους προμηθευτές τους όρους της συμφωνίας. Αυτή η διαδικασία επικεντρώνεται συνήθως στην τεκμηρίωση σαφών προσδοκιών που απαιτούνται και από τα δύο μέρη, καθώς και στη δημιουργία τελικών δομών τιμολόγησης. Επιπλέον, ο αναλυτής προμηθειών έχει συχνά την ευθύνη για τη σύνταξη και την ανανέωση όλων των συμβάσεων μεταξύ του οργανισμού του και των προμηθευτών του. Οι τελικές συμβάσεις θα πρέπει να διευκρινίζουν όλες τις κατευθυντήριες γραμμές και τους όρους που ορίζονται στη συμφωνία, συμπεριλαμβανομένων, αλλά χωρίς περιορισμό, αγορασθέντων αγαθών και υπηρεσιών, διάρκεια συμβολαίου, χρονικά πλαίσια που αναμένονται για την παράδοση αγαθών ή υπηρεσιών, προσδοκίες όσον αφορά την ποιότητα και τις ποσότητες και σαφείς όροι πληρωμής.
Η δημιουργία σχέσης εργασίας με τον προμηθευτή είναι καθοριστικής σημασίας και, μόλις δημιουργηθεί, ο αναλυτής προμηθειών θα χρησιμοποιήσει τις δυνατότητες ανάλυσης δεδομένων του για να συγκρίνει τους όρους και τις επιδόσεις των πωλητών με τα δεδομένα της αγοράς. Η ανάλυση των τρεχουσών τάσεων της αγοράς και η πρόβλεψη μελλοντικών επιδόσεων αγαθών και υπηρεσιών στην ανοικτή αγορά θα παράσχουν σχετικά δεδομένα που χρησιμοποιούνται για τη σύσταση στρατηγικών αγορών που ευθυγραμμίζονται με τους οικονομικούς στόχους του οργανισμού. Επομένως, ένας αναλυτής προμηθειών θα ξοδέψει πολύ χρόνο για να μεταφράσει ακατέργαστα δεδομένα σε πληροφορίες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για τη λήψη αποφάσεων.