Kontrola najemców jest ważnym narzędziem dla właścicieli i zarządców nieruchomości, który pomaga im zdecydować, czy wynająć lokal danej osobie. Kierowanie się zdrowym rozsądkiem i zwracanie uwagi na znaki ostrzegawcze jest ważne, ale nie zawsze są one wystarczające, aby uniknąć problematycznych lokatorów. Informacje takie jak rejestry karne, rejestry mieszkaniowe i weryfikacja zatrudnienia stanowią część dobrego badania najemcy, co może znacznie zmniejszyć prawdopodobieństwo późniejszych problemów dla właściciela.
Aby właściciel mógł uzyskać pełny obraz, pomocne jest uzyskanie informacji z różnych źródeł. Jedną z zasadniczych części sprawdzania lokatorów jest uprzednia informacja o miejscu zamieszkania. Właściciel będzie chciał sprawdzić, czy potencjalny najemca był kiedykolwiek wcześniej eksmitowany. Pojedynczą eksmisję można przypisać do okoliczności łagodzących, ale wielokrotne eksmisje są silnym sygnałem ostrzegawczym. Jednak większość problematycznych lokatorów nie trafia do sądu eksmisyjnego, więc raporty najemców z problemami, zebrane przez renomowaną agencję przesiewową najemców, pomogą dopełnić obraz.
Inną istotną informacją są akta kryminalne. Możliwość zobaczenia przeszłości kryminalnej jest koniecznością podczas oceny potencjalnego najemcy. Wiele agencji zajmujących się badaniem najemców zapewnia ogólnokrajowe przeszukania kryminalne, które mogą być bardzo cenne. Często zwykłe podpisanie przez każdego wnioskodawcę upoważnienia do przeszukania rejestrów karnych odstraszy tych, dla których stanowiłoby to problem.
Ważne jest również ustalenie odpowiedzialności finansowej najemcy. Właściwa kontrola najemcy będzie obejmować migawkę historii finansowej danej osoby, jej zadłużenia i oczywiście zatrudnienia. Celem tej części kontroli jest sprawdzenie, czy dana osoba będzie w stanie stale płacić pełny czynsz i robić to na czas. Raport kredytowy i aktualny odcinek wypłaty to rzeczy, które właściciel chciałby uzyskać, a telefon do pracodawcy osoby jest również dobrze przemyślany.
Agencje badania najemców działają od końca lat 1960. XX wieku i powstały w odpowiedzi na brak informacji dostępnych w tamtym czasie dla właścicieli na temat potencjalnych najemców. Uzyskanie takich rzeczy jak rejestr karny zajęło tyle czasu i wysiłku, że większość właścicieli nie zrobiła tego. Ogólnie rzecz biorąc, im dłużej agencja badań przesiewowych prowadzi działalność, tym bardziej cieszy się renomą. Korzystanie z takich usług kosztuje właścicieli, ale wielu przekazuje tę opłatę najemcy jako bezzwrotną opłatę za wniosek. W rzeczywistości służy to podwójnemu celowi obniżenia kosztów wynajmującego, a także odfiltrowaniu poważnych najemców od tych, którzy są przypadkowymi kupującymi.