Administrator gwarancji pracuje w placówce handlu detalicznego lub dystrybucji i komunikuje się z producentami w sprawie wadliwych części lub napraw konkretnego produktu, takiego jak komponenty elektroniczne lub moduły. Pracownik ten pisze wnioski gwarancyjne, odbiera i wysyła uszkodzone części oraz współpracuje z działem księgowości, aby zapewnić, że wszystkie roszczenia dotyczące części i robocizny są w pełni opłacone. W rzeczywistości ta pozycja administracyjna może nadzorować wielu innych pracowników gwarancyjnych, jeśli firma jest stosunkowo duża, na przykład salon samochodowy.
Nowe części, które są wadliwe, są zwykle odsyłane do producenta w celu uzyskania kredytu pieniężnego, zwłaszcza jeśli w celu wymiany i regulacji części zaangażowana jest siła robocza. Każdy producent sprawdza zwrócone części i przekazuje kredyty placówce zgłaszającej roszczenia; części są zwykle rozliczane według kosztów, a godziny pracy są opłacane na podstawie indywidualnych specyfikacji producenta. Administratorzy gwarancji muszą upewnić się, że każde roszczenie jest opłacane, aby prawidłowo policzyć poziomy zapasów, a proces naprawy był opłacalny i sprawiedliwy.
Administrator gwarancji musi najpierw przygotować ustandaryzowany formularz zgłoszenia reklamacji; formularz zwykle wymaga podania numeru części i opisu, a także wszystkich informacji dotyczących awarii i wymiany. Administrator musi sprawdzić, czy zgłoszone godziny pracy są prawidłowe dla określonej wymiany części. Wielu producentów zignoruje reklamację, jeśli zgłoszone godziny pracy są zbyt nadmierne dla konkretnego zadania naprawczego.
Wadliwe części muszą zostać zwrócone do producenta przez administratora gwarancji. Zazwyczaj części muszą być dołączone do formularza roszczenia w celu szybkiego przetworzenia; zagubione części lub roszczenia mogą wymagać zbadania zarówno przez producenta, jak i administratora, co kosztuje czas i pieniądze. Administrator gwarancji powinien wysłać części i złożyć reklamację za pośrednictwem firmy przewozowej umożliwiającej śledzenie, aby możliwe było potwierdzenie dostawy.
Finansowanie gwarancji może potrwać kilka tygodni, zanim dział księgowości zobaczy kredyt pieniężny od producenta. Administrator gwarancji powinien posiadać arkusz kalkulacyjny lub inny proces dokumentowania w celu potwierdzenia otwartych roszczeń. W wyniku dokumentacji pracownicy mogą konsultować się z księgowością, jeśli jakiekolwiek roszczenia są wstrzymywane lub zostały utracone; wszelkie problemy można rozwiązać w odpowiednim czasie, aby zapewnić szybki proces płatności.
W większych zakładach naprawczych, zwłaszcza w branży motoryzacyjnej, administrator nadzoruje zwykle kilku innych pracowników. Grupa jako całość podzieli obowiązki gwarancyjne pomiędzy każdego pracownika, aby zapewnić szybką płatność. Główny administrator może po prostu nadzorować pracowników i reagować na wszelkie nietypowe problemy, które mogą się pojawić.