Agent front office to osoba, która zajmuje się obowiązkami gości w obiekcie hotelowym. Tego typu agenci muszą być profesjonalni i mieć solidne umiejętności komunikacji interpersonalnej. Umiejętność liczenia pieniędzy wraz z silnymi umiejętnościami organizacyjnymi są również krytyczne w roli agenta front office. Agenci front office muszą być elastyczni i punktualni, mieć silne poczucie odpowiedzialności i być chętni do działania jako łącznik między gośćmi i wieloma innymi działami w obiektach hotelowych.
Ważnym obowiązkiem profesjonalisty front office jest rejestracja gości. Wiąże się to zasadniczo z wynajmowaniem pokoi w zakładzie, przydzielaniem gości do określonych pokoi i promowaniem innych usług firmy. Pracownicy recepcji muszą również odpowiadać na pytania gości i rozpatrywać wszelkie skargi dotyczące pokoi lub usług. Szybkie i sprawne wymeldowanie gości, gdy są oni dodatkowo gotowi do wyjścia, jest wymogiem, który muszą spełnić agenci front office. Z tego powodu agent front office powinien wiedzieć, jak korzystać ze sprzętu branżowego, takiego jak czytnik kart kredytowych i elektroniczny automat do kluczy.
Osoby pracujące w recepcji dodatkowo muszą poświęcić czas na komunikację z klientami. Powinni dzielić się informacjami z obecnymi i potencjalnymi klientami na temat usług ich organizacji i wszelkich ofert specjalnych, które oferuje firma. Inicjowanie przyjaznego dialogu z klientami w celu nawiązania z nimi relacji jest również kluczowym elementem bycia skutecznym agentem front office.
Obchodzenie się z pieniędzmi jest również cenną częścią pozycji recepcjonistki frontowej firmy. Agenci pracujący w recepcji są odpowiedzialni za odebranie płatności od gości po zakończeniu usług po prawidłowym rozliczeniu rachunków. Dodatkowo muszą zapewnić, że mają pod ręką odpowiednią ilość gotówki, aby w razie potrzeby wydać resztę klientom podczas transakcji finansowych. Księgowanie opłat na konta gości za produkty i usługi, takie jak jedzenie lub obsługa pokojowa, jest również obowiązkiem recepcji.
Pomoc w różnych zadaniach, takich jak asystowanie przy śniadaniu, jest również częścią pracy w przedniej części hotelu. Pracownicy recepcji muszą dodatkowo stale dbać o bezpieczeństwo i dobro gości i natychmiast zgłaszać wszelkie niebezpieczne warunki kierownictwu. Nawet pomoc w udekorowaniu wielofunkcyjnego pokoju lub sali konferencyjnej na specjalne imprezy dla gości jest w opisie pracy agenta front office. Ponadto, agenci ci powinni zadbać o porządek w głównym holu dla gości, tak aby komfortowo powitać gości.