Firmy hipoteczne, właściciele ziemscy i potencjalni nabywcy nieruchomości zwykle decydują się na prowadzenie transakcji biznesowych za pośrednictwem neutralnych stron trzecich, zwanych firmami depozytowymi. Funkcjonariusze depozytowi i ich asystenci dbają o to, aby zobowiązania kontraktowe zostały wypełnione, zaległe pożyczki i długi zostały spłacone, a tytuły własności były czyste i gotowe do przeniesienia. Asystent depozytowy zajmuje się przede wszystkim obsługą klienta i podstawowymi formalnościami biurowymi. Po odpowiednim przeszkoleniu może on również negocjować warunki umowy, a także tworzyć dokumenty prawne.
Kiedy dana osoba zdecyduje się na zakup nowego domu lub zainwestowanie w inny rodzaj nieruchomości, może zawrzeć umowę, pracując za pośrednictwem firmy depozytowej. Asystent depozytowy rozmawia z nowym klientem osobiście lub przez telefon, wyjaśniając podstawy obsługi umowy i przelewu pieniędzy. Wyjaśnia czasami mylące szczegóły dotyczące kwestii prawnych, przeniesienia tytułu i polis ubezpieczeniowych. Gdy klient jest zadowolony z warunków, asystent depozytowy może przejrzeć dokumenty z inspektorem nadzoru i rozpocząć współpracę ze sprzedawcą lub firmą hipoteczną.
Asystenci Escrow wykonują również obowiązki sekretarza generalnego w biurze. Odbierają telefony, umawiają spotkania z funkcjonariuszami i aktualizują elektroniczne akta klientów. Wielu asystentów jest również odpowiedzialnych za płace, planowanie i inne zadania związane z zarządzaniem biurem. Bardzo ważne jest, aby asystent depozytowy był bardzo zorientowany na szczegóły i zorganizowany, aby zapewnić płynny przebieg codziennych operacji oraz aby można było znaleźć ważne dokumenty i umowy, gdy są potrzebne.
Nie ma ścisłych wymagań edukacyjnych ani szkoleniowych, aby zostać asystentem depozytowym. Większość pracodawców zatrudnia absolwentów szkół średnich, którzy są w stanie wykazać się dobrymi umiejętnościami matematycznymi, komunikacyjnymi i komputerowymi. Niektóre duże biura depozytowe wolą zatrudniać asystentów, którzy ukończyli jakąś pracę w college’u w specjalności biznesowej, takiej jak finanse lub studia paralegal. Ponadto wcześniejsze doświadczenie zawodowe na stanowiskach obsługi klienta, agencjach nieruchomości lub kancelariach prawnych może znacznie zwiększyć szanse danej osoby na znalezienie pracy na poziomie podstawowym.
Nowi asystenci depozytu zazwyczaj spędzają od jednego do czterech tygodni na szkoleniu, uczestnicząc w zajęciach w klasie i śledząc doświadczonych asystentów i funkcjonariuszy w pracy. Po kilku tygodniach nadzorowanej pracy odnoszący sukcesy asystent depozytowy otrzymuje więcej obowiązków i może pracować samodzielnie. Dzięki ustawicznemu kształceniu i co najmniej rocznemu doświadczeniu asystent może zostać funkcjonariuszem w lokalnym biurze depozytowym.