Menedżer tras pracuje dla organizacji zajmującej się podróżami na co dzień, takiej jak firma transportowa lub kurierska. Do obowiązków zarządcy trasy należy koordynacja pojazdów, personelu i ładunku dla danej lokalizacji. Ta lokalizacja może być małym regionem, takim jak obszar doręczeń pocztowych, lub rozciągać się na kontynenty, tak jak robią to linie lotnicze. Menedżerowie tras są czasami częścią sieci takich menedżerów, z których każdy specjalizuje się w innej lokalizacji lub usłudze. Termin kierownik trasy jest również czasami stosowany do kierowcy lub doręczyciela, który obsługuje określony obszar lokalny.
Nowoczesne firmy transportowe i dostawcze to firmy obejmujące cały świat, które muszą być w stanie dostarczyć ładunek lub pasażerów do dowolnego z milionów możliwych miejsc docelowych na całym świecie. Inne organizacje, takie jak poczta i usługi gospodarki odpadami, muszą odbywać codzienne lub cotygodniowe podróże pod każdy adres na określonym obszarze. Plan podróży dla takiej usługi nazywa się trasą, a ze względu na efektywność wiele organizacji wyznacza stałe trasy w ramach oficjalnej polityki. Na przykład trasa lotnicza może obejmować regularne podróże między dwoma odległymi miastami, takimi jak Nowy Jork i Los Angeles, podczas gdy trasa pocztowa może obejmować wszystkie adresy w jednym kodzie pocztowym.
Zarządca trasy odpowiada za koordynację podróży na jedną lub kilka tras. Wymaga to szczegółowej znajomości wielu czynników, w tym dostępnych pojazdów i personelu, przepisów lokalnych i krajowych oraz polityki firmy. Na przykład kierownik linii lotniczej musi zapewnić, że załoga lotu międzynarodowego składa się z kilku dwujęzycznych pracowników i że członkowie załogi nie będą przepracowani przez powtarzające się długie loty. Takie wymagania podlegają zarówno prawu lotniczemu, jak i polityce firmy i mogą się różnić w zależności od trasy.
Menedżer tras firmy zajmującej się podróżami lokalnymi, takiej jak taksówki lub dostarczanie przesyłek, skupi się na różnych sprawach. Być może musi być świadomy terminów dostaw, bieżących projektów budowy dróg oraz tego, które pojazdy są niedostępne z powodu konserwacji. Przepisy lokalne i krajowe mogą określać nie tylko wymagania dotyczące pojazdów dostawczych i kierowców, ale także godziny dostaw i rodzaje materiałów, które mogą być przewożone.
Menedżer trasy jest czasem używany jako tytuł zawodowy dla kierowców na takich lokalnych trasach. Kierowcy ci są odpowiedzialni za wszystkie dostawy lub odbiory na określonym obszarze geograficznym. Mogą określić najlepsze metody podróżowania na podstawie własnej wiedzy o okolicy lub mogą współpracować z przełożonymi lub dyspozytorami. W przeciwieństwie do niektórych stanowisk dostawczych, które są notorycznie nisko płatne i niewdzięczne, pensje i świadczenia dla tego rodzaju kierowników tras mogą być konkurencyjne i stanowić podstawę trwałej kariery.