Ogólne obowiązki sekretarza mogą się różnić, a specjalny rodzaj sekretarza, który pracuje wyłącznie dla jednej osoby, jest nazywany sekretarką osobistą. Pracownik ten będzie odgrywał rolę wspierającą, która odpowiada potrzebom zawodowym danej osoby, zwykle dyrektora lub innego ważnego lidera organizacyjnego, a nie grupy osób w biurze. Specyficzne obowiązki osobiste sekretarza mogą obejmować prowadzenie harmonogramu, kontaktowanie się ze sprzedawcami, rezerwowanie podróży, organizowanie spotkań, utrzymywanie kontaktu z prasą i wiele więcej.
Rola osobistego sekretarza może zmieniać się z dnia na dzień, gdy zmieniają się potrzeby pracodawcy. Duża część pracy sekretarza może odbywać się w biurze i może on być odpowiedzialny za wypełnianie dokumentów, śledzenie faktur i innych dokumentów płatniczych, odbieranie telefonów i e-maili, spotkania z klientami lub innymi gośćmi biura oraz w niektórych przypadkach nawet nadzorowanie personelu asystentów. Poza biurem osobista sekretarka może podróżować z pracodawcą, rezerwować hotele i loty, a poza biurem zajmować się innymi zawodowymi potrzebami pracodawcy.
W większości przypadków osobista sekretarka przez wiele lat pracowała w określonej branży lub biurze jako sekretarka pierwszego lub średniego szczebla, zanim awansowała. Wiele sekretarek zdobywa świadectwa ukończenia szkoły policealnej, aby uzyskać lepsze kwalifikacje na wyższe stanowiska. Konieczne może być również zdobycie pewnych kwalifikacji, które są specyficzne dla branży; jest to szczególnie ważne, jeśli osobista sekretarka będzie zajmowała się papierkową robotą, która odnosi się bezpośrednio do branży. Na przykład w środowisku medycznym sekretarz może potrzebować zajęć z terminologii medycznej, aby rozumiał różne terminy używane do klasyfikowania określonych dokumentów. Sekretarze prawa będą musieli rozumieć różne rodzaje terminologii prawniczej, aby zarządzać papierkową robotą lub inną korespondencją związaną z pracą.
Ważne jest, aby osobisty sekretarz był niezwykle elastyczny, ponieważ jego obowiązki mogą zmieniać się z chwili na chwilę. W niektórych sytuacjach praca może być dość stresująca, a niektórzy pracodawcy będą znacznie bardziej wymagający niż inni. Umiejętność skutecznego komunikowania się jest niezbędna, ponieważ sekretarka spędza dużo czasu na koordynowaniu z innymi, interakcji z opinią publiczną i zarządzaniu korespondencją w imieniu swojego pracodawcy lub pracodawców. W niektórych przypadkach sekretarz może uczestniczyć w więcej niż jednym pracodawcy, co oznacza, że będzie musiał zrównoważyć wiele obciążeń.