Sekretarz wykonawczy to osoba, która pracuje jako asystent administracyjny dla najwyższego kierownictwa. Generalnie nie jest to stanowisko sekretarskie na poziomie podstawowym. Zazwyczaj ta praca wymaga wieloletniego doświadczenia jako sekretarka głównie dla urzędników wysokiego szczebla. Obowiązki sekretarza wykonawczego mogą rozszerzać obowiązki sekretarza tradycyjnego. Chociaż doświadczenie może być czynnikiem przyczyniającym się do tego, niektórzy pracodawcy mogą wymagać wykształcenia wyższego, aby uzyskać to stanowisko.
Ukończenie szkoły średniej jest zwykle najmniej akceptowalnym wykształceniem do pracy jako sekretarz wykonawczy. Będąc w szkole średniej, osoba mogła celować w kursach biznesowych i związanych z komputerami. Ponieważ dziedzina dla sekretarzy wykonawczych może być konkurencyjna, uzyskanie stopnia naukowego może dać jednostce pewną przewagę w zapewnieniu pracy. Niektóre osoby mogą zdecydować się na kontynuowanie dwuletniego tytułu współpracownika, podczas gdy inne mogą zdecydować się na czteroletni stopień licencjata. Wiele osób poszukujących tego stanowiska jako kariery może zapisać się na program związany z biznesem, taki jak administracja biznesowa, zarządzanie przedsiębiorstwem lub administracja biurowa.
W większości przypadków sekretarz wykonawczy jest mężczyzną lub kobietą po prawej stronie najwyższego kierownictwa w firmie lub zakładzie. Sekretarka jest często siłą napędową za kulisami, zapewniającą sprawny przebieg biznesu na co dzień. Jest wiele zadań wykonywanych przez asystenta wykonawczego na tym stanowisku. Niektóre z najczęstszych obowiązków tego typu sekretarki mogą obejmować pisanie listów w imieniu swojego szefa, tworzenie formularzy, kompilowanie arkuszy kalkulacyjnych i przyjmowanie wiadomości. Ponadto sekretarz może udzielać wsparcia administracyjnego innym członkom kierownictwa departamentu.
Czasami sekretarz wykonawczy może znaleźć się w sali konferencyjnej i zajmuje się czymś więcej niż tylko robieniem minut. Sekretarz może być zmuszony do uczestniczenia w spotkaniu pod nieobecność swojego szefa i reprezentowania go. Podczas gdy sekretarz może tylko przysłuchiwać się spotkaniu i robić notatki, aby przekazać je szefowi, niektórzy mogą być zmuszeni do odgrywania aktywnej roli, na przykład wygłaszania przemówienia lub prezentacji. Z tego powodu wielu szefów spędza dużo czasu na szkoleniu swojego sekretarza, aby upewnić się, że dana osoba może objąć stanowisko kierownicze, jeśli jest to wymagane pod jej nieobecność.
W przeciwieństwie do większości tradycyjnych sekretarzy, sekretarz wykonawczy może spędzać czas na korelowaniu czynności wykonawczych poza biurem. Niektóre sekretarki będą odpowiedzialne za organizację podróży dla swojego szefa. Może to obejmować planowanie lotów, dokonywanie rezerwacji hotelu i planowanie serwisu samochodowego. Często sekretarz może również służyć kierownictwu pomocą w kwestiach dotyczących jego życia osobistego. Na przykład sekretarz może planować wizyty u lekarza, organizować kolacje i koordynować spotkania poza biurem dla kadry kierowniczej.