Stażysta z zarządzania wydarzeniami pracuje pod opieką menadżera wydarzeń, aby zapewnić sprawny przebieg wszystkich aspektów planowanego wydarzenia. Zarządzanie wydarzeniami to termin używany do opisania czynności planowania i realizacji wydarzeń, a wiele szkół oferuje stopnie naukowe z zarządzania hotelami i hotelarstwem, aby szkolić menedżerów wydarzeń. Stażysta z zarządzania wydarzeniami współpracuje z kierownikiem wydarzenia, aby koordynować temat, budżet, jedzenie, miejsce, muzykę, komunikaty prasowe, bezpieczeństwo i wiele innych aspektów logistycznych wymaganych podczas organizacji wydarzenia.
Temat jest zazwyczaj pierwszą kwestią omawianą, gdy menedżerowie wydarzeń pracują z klientem. Zrozumienie dokładnie tego, czego chce klient, pomaga menedżerowi wydarzeń i stażyście w menedżerze wydarzeń wiedzieć, od czego zacząć. Pozycje stażystów często wiążą się z badaniem historii kryjącej się za tematem, aby uzyskać historyczną dokładność. Na przykład impreza kostiumowa Przeminęło z wiatrem powinna obejmować stroje sprzed wojny secesyjnej, a może nawet jedzenie i muzykę z tego okresu. Stażysta na menedżera wydarzeń bada normalne pozycje z tego okresu i dostarcza menedżerowi wydarzeń niezbędne szczegóły do opracowania planu.
Budżetowanie to kolejny ważny aspekt planowania wydarzeń. Po ustaleniu tematu menedżer wydarzeń omówi z klientem progi budżetowe, aby określić, jaka kwota wydatków jest dostępna. Stażysta jest następnie odpowiedzialny za żądanie ofert od różnych dostawców, konsolidację informacji i dostarczenie kierownikowi imprezy raportu do przejrzenia. W zależności od raportu końcowego mogą być wymagane negocjacje w celu zaspokojenia potrzeb klienta. Stażysta może uczestniczyć w negocjacjach pomiędzy event managerem a dostawcami lub klientem, aby dowiedzieć się, jak prowadzona jest sztuka negocjacji.
Praktykant zarządzania wydarzeniami jest czasami uważany za „swistaka” ze względu na liczbę przydzielonych zadań w ostatniej chwili. W miarę zbliżania się dnia wydarzenia wiele drobnych czynności, takich jak telefonowanie w celu potwierdzenia dostaw lub weryfikacja listy RSVP, spada na praktykanta. Codzienne sesje informacji zwrotnej są powszechne, podczas których menedżer wydarzeń i praktykant przechodzą przez listę kontrolną, aby zapewnić terminowe załatwienie wszystkich aspektów.
W dniu rzeczywistego wydarzenia stażysta ds. zarządzania wydarzeniami zazwyczaj ma za zadanie koordynację zakulisową z różnymi dostawcami. Przyziemne rzeczy, takie jak planowanie stref parkowania i rozładunku dla dostawców, a także potwierdzanie dostarczenia prawidłowych zamówionych przedmiotów, spadają na praktykanta. Po rozpoczęciu wydarzenia kierownik wydarzenia może być częścią uroczystości, a stażysta będzie stale monitorować dostawców, aby zapewnić sprawne działanie.
Po zakończeniu wydarzenia menedżer i stażysta z zarządzania wydarzeniami będą współpracować ze sprzedawcami, aby zapewnić pozostawienie miejsca w nienaruszonym stanie i usunięcie wszystkich materiałów. W następnych dniach po wydarzeniu kursant będzie pracował nad zwrotem wypożyczonych lub wypożyczonych przedmiotów i sporządził raport z ostatecznych wydatków. Kierownik i stażysta omawiają wszelkie problemy, które wyniknęły i określają, jak postępować w przyszłości. Po opłaceniu ostatecznych wydatków stażysta składa raport z wydarzenia i przechodzi do następnego wydarzenia.