Przedstawiciel ds. dostępu do pacjentów rejestruje nowych pacjentów i dostarcza informacji o placówce i jej zasadach. W zależności od wielkości placówki, ten członek personelu może reprezentować pojedynczy dział lub placówkę jako całość. Pacjenci mogą kontaktować się z przedstawicielami ds. dostępu, jeśli mają pytania lub wątpliwości, a personel współpracuje również z zespołami medycznymi, aby upewnić się, że ludzie mają informacje potrzebne do zapewnienia odpowiedniego poziomu opieki. Zazwyczaj na takich stanowiskach wymagane jest pewne doświadczenie urzędnicze, które może pomóc w znajomości terminologii medycznej i środowisk opieki zdrowotnej.
Gdy nowi pacjenci przybywają do szpitala, przychodni lub podobnej placówki, przedstawiciel ds. dostępu do pacjentów zbiera ich dane demograficzne i kontaktowe. Pozwala to przedstawicielowi na utworzenie pliku z podstawowymi informacjami o pacjencie, w tym o wszelkich polisach ubezpieczeniowych lub pomocy finansowej, do których pacjent może się kwalifikować. Pacjenci otrzymują również informacje na temat warunków rozliczeń i spłat, a także innych zasad obowiązujących w placówce, o których mogą potrzebować. Członkowie rodziny i znajomi mogą otrzymać informacje o godzinach odwiedzin, rodzajach prezentów, które można przekazać pacjentom oraz sprawach z tym związanych.
W nagłych przypadkach, w których pacjenci wymagają natychmiastowego leczenia, przedstawiciele ds. dostępu do pacjentów mogą nie mieć czasu na przeprowadzenie rozmowy wstępnej lub pacjent może nie być w stanie się porozumieć. Zamiast tego informacje mogą być zbierane od członków rodziny i innych osób z pacjentem. Portfele można sprawdzać pod kątem tożsamości, kart alarmowych dla lekarzy i innej dokumentacji, która może być pomocna dla personelu medycznego. Przedstawiciel ds. dostępu do pacjentów rozpoczyna plik z możliwie największą ilością informacji i odnotowuje wszelkie luki w danych w celu późniejszego zebrania.
W momencie wypisu pacjenci mogą ponownie spotkać się z przedstawicielem dostępu. Pacjenci powinni otrzymać dokumentację wypisową z informacją o tym, jak dbać o siebie w domu i co robić w nagłych wypadkach. Przedstawiciel ds. dostępu do pacjenta sprawdza to, aby upewnić się, że pacjent rozumie i skontaktuje się z placówką w przypadku wystąpienia objawów powikłań. Ponadto można omówić dokumentację związaną z rachunkiem, z informacją, kiedy rachunek będzie wymagalny i jak szpital obsługuje rozliczenia ubezpieczenia.
Dobre umiejętności ludzkie są pomocne dla przedstawiciela ds. dostępu do pacjentów, aby komunikować się z pacjentami i członkami ich zespołów opiekuńczych. Ważna jest również dbałość o szczegóły, szczególnie jeśli chodzi o rejestrowanie informacji o alergiach i innych ważnych aspektach profilu pacjenta. Zwykle konieczna jest również umiejętność szybkiego i dokładnego pisania oraz przestrzeganie przepisów dotyczących poufności w celu ochrony prywatności pacjentów.