Co robi sekretarz Kościoła?

Sekretarz kościoła zwykle zajmuje się wszystkimi sprawami administracyjnymi kościoła, od odbierania telefonów po projektowanie biuletynów, sporządzanie kopii i zarządzanie korespondencją. Jednak praca to często coś więcej niż tylko żonglowanie papierkową robotą i dzwonieniem telefonów. Większość sekretarzy musi również występować jako twarz dla całej organizacji. Podstawowa wiedza o kościele, jego strukturze i wierzeniach jest często niezbędna, ponieważ sekretarz może zostać wezwany do odpowiedzi na szerokie pytania z szerokiego kręgu ludzi.

Specyfika tego, czym zajmuje się sekretarz kościoła, z konieczności zależy od specyfiki danej organizacji. Jednak w większości przypadków większość pracy stanowią obowiązki administracyjne. Sekretarka zwykle zarządza sekretariatem kościoła. Wiąże się to z utrzymaniem głównego kalendarza, planowaniem spotkań i wiedzą, jak dotrzeć do wszystkich pracowników. Musi być dobrze zorientowany w programowaniu kościoła i musi wiedzieć, jak kierować konkretne pytania do społeczeństwa.

Do pewnego stopnia sekretarz kościelny musi być ogólnym zasobem kościelnym, zarówno dla wiernych, jak i dla świata zewnętrznego. Wewnątrz jest odpowiedzialny za łączenie członków kościoła z pastorami, zarządzanie zapisami na zajęcia i wydarzenia oraz publikowanie i rozpowszechnianie ogłoszeń. Często obejmuje to zarządzanie bazami danych poczty e-mail oraz drukowanymi ulotkami i biuletynami.

Sekretarze muszą także reprezentować Kościół i jego programowanie światu zewnętrznemu. Nowoprzybyli z pytaniami o nabożeństwa lub wydarzenia zazwyczaj zwracają się do sekretarza kościoła jako pierwszego punktu odniesienia podczas rozmowy. Sekretarz musi być w stanie uprzejmie i szczerze odpowiadać na pytania dotyczące Kościoła i jego polityki. Planowanie doradztwa duszpasterskiego, dostarczanie faktów na temat planowania ślubu i pogrzebu oraz odpowiadanie na pytania dotyczące podstawowych wierzeń Kościoła – wszystko to mieści się w zakresie obowiązków sekretarza kościoła.

W niektórych kościołach, szczególnie tych, które są bardzo duże, sekretarza kościoła można przydzielić indywidualnemu proboszczowi lub księdzu. Ten rodzaj sekretarza kościoła jest pod wieloma względami jak osobisty asystent. Będzie zarządzał osobistym harmonogramem pastora oraz będzie odbierać i wysyłać korespondencję w imieniu pastora. Sekretarka będzie kontaktować się z innymi członkami personelu kościoła i od czasu do czasu będzie podejmować bardziej ogólne zadania, takie jak pomoc w przygotowaniu cotygodniowych biuletynów, ale większość każdego dnia spędza na służbie tylko jednej osobie. Kościoły o takiej strukturze zazwyczaj zatrudniają wielu sekretarzy: często jednego na każdego członka wyższego kierownictwa i jednego lub więcej, którzy zasiadają w recepcji i zajmują się bardziej ogólnymi zapytaniami.

Wszyscy sekretarze muszą zwykle współpracować, aby zachować spójność, zarówno w zakresie zasięgu, jak i zarządzania zadaniami. Dotyczy to zarówno dużych kościołów z wieloma sekretarzami, jak i małych kościołów z różnymi asystentami administracyjnymi pracującymi w niepełnym wymiarze godzin, którzy pracują razem, aby wykonać zadanie. Urząd kościelny jest integralną częścią większości organizacji kościelnych, a główną rolą sekretarzy jest zapewnienie, aby urząd był skuteczny, skuteczny i pomocny.