Korzyści płynące z cyfrowego systemu archiwizacji są liczne i obejmują niższe koszty dla firmy, korzyści dla środowiska oraz większą łatwość sortowania, wyszukiwania i przenoszenia dokumentów. Początkowy proces konfigurowania cyfrowego systemu archiwizacji może być nieco trudniejszy, ale wiele biur uważa, że biuro bez papieru, a nawet biuro bez papieru, jest z czasem korzystne dla firmy. Kolejną zaletą cyfrowego systemu archiwizacji, takiego jak ten, jest to, że umożliwia on pracę biura w mniejszym środowisku, ponieważ do przechowywania dokumentów w papierowym systemie archiwizacji nie potrzeba dużo miejsca.
Cyfrowy system archiwizacji, w którym dokumenty papierowe są albo skanowane do komputera, albo po prostu tworzone na komputerze w pierwszej kolejności, można stworzyć w wielu różnych środowiskach biurowych. Dokumenty mogą być drukowane w razie potrzeby, na przykład do wysłania do klienta, ale w przeciwnym razie pracownicy biurowi mogą uzyskać dostęp do dokumentów na komputerze bez konieczności marnowania papieru. Ograniczenie zużycia papieru i drukarek może zaoszczędzić firmie wiele pieniędzy. Ponadto jest dużo korzystniejszy dla środowiska; nawet jeśli biuro poddaje recyklingowi większość papieru, produkcja papieru nadal powoduje szkody dla środowiska.
Przechowywanie cyfrowego zbioru danych odbywa się w całości na dyskach twardych. Pozwala to na przechowywanie tysięcy dokumentów na jednym niewielkim obszarze, oszczędzając cenną przestrzeń biurową. Dyski twarde nadal zwiększają rozmiar pamięci masowej, podczas gdy zmniejszają się rozmiary fizyczne, co jest kolejną korzyścią. Ponadto kopie dokumentów można tworzyć na wielu innych dyskach twardych w oddzielnych lokalizacjach ze względów bezpieczeństwa i można je zabezpieczyć za pomocą narzędzi, takich jak hasła i szyfrowanie. Wyszukiwanie i wyciąganie dokumentów staje się znacznie prostsze.
Przeprowadzenie wyszukiwania na dysku twardym zwykle zajmuje najwyżej kilka minut. Dokument może być wtedy łatwo dostępny, modyfikowany, wysyłany pocztą e-mail lub drukowany w razie potrzeby. Niektóre firmy uważają, że nie mogą całkowicie zrezygnować z papieru, ale nawet ograniczenie zużycia papieru, takie jak używanie cyfrowego systemu archiwizacji do przechowywania nowszych dokumentów, może mieć znaczenie. Biura, które chcą wdrożyć cyfrowy system archiwizacji, będą musiały uzyskać dodatkowe narzędzia, takie jak skanery, a konwersja dokumentów na formularze cyfrowe może zająć sporo czasu, ale po skonfigurowaniu systemu staje się on stosunkowo łatwy w utrzymaniu.