Specjaliści ds. kontroli dokumentów zarządzają gromadzeniem, przechowywaniem i wyszukiwaniem dokumentów wewnętrznych organizacji. Wykształcenie w szkole średniej jest zwykle wymagane do zatrudnienia na poziomie podstawowym, ale pewna ilość szkolenia w college’u może być potrzebna na stanowisko kierownicze. Aby zostać specjalistą ds. kontroli dokumentów, trzeba także posiadać dobre umiejętności organizacyjne, komputerowe i biurowe. Zatrudnienie w tym zawodzie można zwykle znaleźć w branży medycznej, prawnej, produkcyjnej, a także w instytucjach edukacyjnych i rządowych. Typowe obowiązki specjalisty ds. kontroli dokumentów obejmują archiwizację, dystrybucję i odzyskiwanie dokumentów drukowanych i elektronicznych.
Aby zostać specjalistą od kontroli dokumentów, będziesz potrzebować dyplomu ukończenia szkoły średniej oraz intensywnego szkolenia w miejscu pracy. Większość specjalistów rozpoczyna tę karierę na stanowisku podstawowym i przejmuje dodatkowe obowiązki wraz ze wzrostem ich wiedzy i umiejętności. Niektórzy pracodawcy mogą wymagać od ciebie ukończenia dwu- lub czteroletniego dyplomu, aby móc pracować na stanowisku kierowniczym. Inni mogą chcieć zaakceptować certyfikat zawodowy zamiast dyplomu ukończenia college’u. Specjalistyczne szkolenia i certyfikacje są dostępne w uznanych na arenie międzynarodowej organizacjach, takich jak Knowledge Management Professional Society (KMPro) i Association for Information and Image Management (AIIM).
Aby zostać specjalistą ds. kontroli dokumentów, oprócz formalnego wykształcenia, musisz także posiadać bardzo dobre umiejętności organizacyjne i urzędnicze. Od tych specjalistów wymaga się codziennego organizowania i śledzenia użycia setek dokumentów. Aby odnieść sukces w tym zawodzie, musisz być w stanie tworzyć i zarządzać zarówno drukowanymi, jak i elektronicznymi systemami archiwizacji. Do tej pracy potrzebne będą również doskonałe umiejętności obsługi komputera i znajomość różnych aplikacji. Stanowiska kierownicze zwykle wymagają dobrej komunikacji i umiejętności przywódczych, a także umiejętności szkolenia innych pracowników.
Gdy zostaniesz specjalistą ds. kontroli dokumentów, możesz znaleźć zatrudnienie w wielu różnych organizacjach. Specjaliści ci są często zatrudnieni w branży medycznej, technologicznej i produkcyjnej, a także w branży budowlanej i technologicznej. Instytucje rządowe i edukacyjne również korzystają z systemów kontroli dokumentów, wraz z bankami i innymi firmami świadczącymi usługi finansowe. Możesz znaleźć pracę z niezależną usługą kontroli dokumentów, jeśli tradycyjne zatrudnienie jest niedostępne. Niektórzy pracodawcy w dziedzinie biomedycyny lub prawa mogą wymagać specjalistycznego szkolenia przed zatrudnieniem.
Specjaliści ci zazwyczaj angażują się w takie czynności, jak organizowanie i składanie różnych dokumentów drukowanych i elektronicznych. Upewniają się, że aktualna wersja dokumentu jest dostępna i śledzą jego lokalizację i wykorzystanie. Specjaliści ci używają również skanerów do wykonywania elektronicznych kopii dokumentów papierowych i tworzenia systemów archiwizacji do przechowywania i wyszukiwania. Specjaliści na szczeblu kierowniczym mogą być zobowiązani do opracowania i wdrożenia procedur i zasad udostępniania dokumentów oraz prowadzenia szkoleń dla pracowników.