Gabinet stomatologiczny jest centrum administracyjno-biznesowym gabinetu stomatologicznego. W zależności od wielkości przychodni i liczby jej pracowników, działania w gabinecie stomatologicznym obejmują zarówno planowanie wizyt, jak i rozpatrywanie roszczeń ubezpieczeniowych. Pracownicy biura dentystycznego to zazwyczaj personel administracyjny, chociaż niektórzy mogą mieć dodatkowe przeszkolenie lub certyfikat w zakresie rozpatrywania roszczeń ubezpieczeniowych lub administrowania gabinetem dentystycznym. W małych gabinetach dentysta może polegać na higienistce lub asystencie dentystycznym, który zajmie się niektórymi pracami administracyjnymi.
Dentyści i higienistki stomatologiczne dbają o zdrowie jamy ustnej swoich pacjentów. Podczas gdy znaczna część ich działalności odbywa się w zapleczu i pomieszczeniach przeznaczonych do prywatnego leczenia pacjentów, gabinet stomatologiczny to również biznes. Pracownicy front office zazwyczaj zarządzają dużą częścią biznesu dentystycznego, chociaż w niektórych przypadkach dentysta może również zlecić zewnętrznym dostawcom niektóre aspekty administracyjne, takie jak rozpatrywanie roszczeń ubezpieczeniowych lub przygotowywanie transkrypcji.
Personel front office jest zazwyczaj pierwszym punktem kontaktu dla nowych i powracających pacjentów dentystycznych. Pacjenci zazwyczaj muszą najpierw skontaktować się z recepcjonistą lub kierownikiem biura, aby umówić się na wizytę. Nowi pacjenci mogą zostać poproszeni o przesłanie informacji o ubezpieczeniu w momencie umawiania wizyty, aby specjalista ds. ubezpieczeń mógł zweryfikować zakres ubezpieczenia. Po przybyciu pacjenta do gabinetu personel recepcji prawdopodobnie zajmie się odprawą pacjenta. Personel gabinetu zadba również o poczekalnię dla pacjentów.
Wielu dentystów nadal otrzymuje płatności bezpośrednio od klientów za usługi, więc przynajmniej jeden członek personelu może być odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji finansowej i rozliczanie klientów. Czynność tę można połączyć z odpowiedzialnością za prowadzenie spraw ubezpieczeniowych, choć nie w każdym gabinecie stomatologicznym. W dużych firmach personel front office może aktywnie angażować się w generowanie nowych transakcji dla praktyki poprzez różne działania marketingowe, w tym promocje wysyłane pocztą bezpośrednią.
Inne obowiązki personelu front office mogą polegać na interakcji z dostawcami i dostawcami. Na przykład kierownik front office może zostać poproszony o bycie osobą kontaktową dla właścicieli i pracowników utrzymania. Może być również odpowiedzialny za zakup materiałów do gabinetu, w tym sprzętu dentystycznego. Personel recepcji może być odpowiedzialny za kompletowanie, utrzymywanie i przesyłanie akt i dokumentacji pacjentów. Jeśli dentysta zaakceptuje ubezpieczenie, osoba w gabinecie stomatologicznym będzie zazwyczaj odpowiedzialna za rozpatrywanie roszczeń ubezpieczeniowych i edukowanie pacjentów na temat ich świadczeń ubezpieczeniowych.