Kierownik front office to ważna praca w wielu różnych organizacjach. Oprócz pełnienia funkcji nadzorczych nad młodszymi pracownikami, front office manager jest często publiczną twarzą firmy. W zależności od rodzaju firmy i zakresu stanowiska, stanowiska kierownika biura mogą obejmować dziesiątki różnego rodzaju zadań. Doświadczenie w wykonywaniu obowiązków biurowych i umiejętności obsługi klienta są często ważnymi kwalifikacjami na wielu stanowiskach menedżera front office.
Front office to zazwyczaj miejsce spotkań klientów lub klientów z firmą. Front office manager może być pierwszą osobą, z którą spotyka się klient, dlatego ma duże znaczenie dla wizerunku firmy. Praca kierownika biura zazwyczaj wymaga wielu interakcji z klientem, od powitania klientów po zapewnianie klientom VIP ekskluzywnych usług. Menedżerowie front office mogą zostać sędziami w konfliktach między firmą a rozzłoszczonym klientem, więc doskonałe umiejętności zarządzania konfliktami są często plusem.
Poza kontaktami ze społeczeństwem, wiele stanowisk kierownika biura obejmuje nadzór nad wszystkimi zadaniami administracyjnymi biura. Może to obejmować podstawowe zadania biurowe, takie jak faksowanie, codzienne wysyłanie i odbieranie poczty, planowanie spotkań, przyjmowanie wiadomości i archiwizowanie. Dodatkowo kierownik front office może odpowiadać za organizację wydarzeń pracowniczych, takich jak przyjęcia świąteczne czy regularne newslettery dla członków firmy. Umiejętność kreatywnego myślenia o morale pracowników i usprawnieniach może mieć kluczowe znaczenie na wielu stanowiskach menedżera front office.
Ważne jest, aby menedżer przynajmniej trochę rozumiał każdy dział w swoim miejscu pracy, ponieważ prace biurowe mogą pochodzić z każdego obszaru firmy. Poznanie tego, co robi każdy dział, pomaga upewnić się, że właściwe problemy trafiają do właściwych osób, a także ustalić właściwy łańcuch dowodzenia w przypadku wszystkich pytań i wątpliwości. Może minąć trochę czasu, zanim nowy kierownik ds. front office zorientuje się, czym zajmuje się każdy dział, ale ważne jest, aby zadawać pytania, aby jak najwcześniej zapewnić wydajność.
Menadżerom front office można powierzyć zatrudnianie i szkolenie pracowników front office. Menedżer musi nie tylko dogłębnie rozumieć funkcje biura, ale musi też umieć przekazać tę wiedzę nowym pracownikom, niektórym bez wcześniejszego doświadczenia. Pracownicy biurowi to często zwarty zespół, który dzieli obowiązki i musi być w stanie sprawiedliwie i wydajnie rozdzielać zadania. Dobry front office manager zrozumie, jak kierować i delegować, ale także promować przyjazną i pełną szacunku atmosferę.