Dyrektor generalny to zazwyczaj ktoś, kto zajmuje w firmie stanowisko wyższego szczebla, na przykład kierownik lub zastępca kierownika. Administracja dba o potrzeby tej osoby i potrzeby, które musi spełniać kadra kierownicza, aby prawidłowo wykonywać swoją pracę. Zazwyczaj administracja biurem wykonawczym oznacza dbanie o potrzeby biurowe i niektóre osobiste potrzeby pracownika wysokiego szczebla, aby mógł on z powodzeniem wykonywać pracę. Taka pielęgnacja może obejmować wiele różnych rzeczy.
Kiedy ludzie patrzą na programy szkoleniowe w zakresie administracji biurowej, często słyszy się, że przygotują ich do zarządzania małymi biurami lub do zajmowania stanowisk niższego szczebla, takich jak sekretarka lub asystent administracyjny. Liczba pracowników w biurze może dyktować stanowisko i obowiązki, a niektórzy ludzie prowadzą całe biuro z tytułem sekretarza wykonawczego. Administracja niekoniecznie przekłada się na zarządzanie biurem, co jest ważnym rozróżnieniem, gdy ludzie wybierają karierę.
Zasadniczo każdy personel pomocniczy w biurze wykonawczym wykonuje pewnego rodzaju administrację biurem wykonawczym. Zadania, które mogą być podejmowane lub wykonywane codziennie, obejmują odbieranie telefonów, odbieranie wiadomości i umawianie spotkań. Każdy pracownik w biurze może używać stenografii do rejestrowania podyktowanych listów, a następnie wpisywania ich, sprawdzania, uzyskiwania podpisu i wysyłania. Większość urzędów musi również prowadzić ewidencję swoich działań, a asystenci administracyjni lub sekretarki mogą być odpowiedzialni za utrzymanie systemu plików, archiwizowanie wszystkich akt i wyciąganie potrzebnych akt, gdy są one potrzebne.
Dokumentacja niekoniecznie musi być już na papierze, a administracja biura wykonawczego prawdopodobnie użyje kilku biznesowych programów komputerowych do prowadzenia pewnych zapisów. Podobnie, podczas gdy w przeszłości odbieranie telefonów i pisanie listów mogło być najczęstszym źródłem komunikacji, dziś osoba pracująca w administracji biurowej może wysyłać wiadomości tekstowe, tweety lub e-maile do osób w biurze lub poza nim. Nadal jest prawdopodobne, że osoby należące do zespołu administracyjnego mogą mieć bezpośredni kontakt z opinią publiczną lub innymi osobami z branży, które zatrzymują się w biurze na spotkanie lub rozmowę z kierownictwem, a niektórzy pracownicy mogą potrzebować w tym celu ingerencji kierownika, jeśli nie jest dostępny na wizyty lub długie spotkania.
Część tej administracji zajmuje się potrzebami władzy wykonawczej. Mogą one obejmować prowadzenie dla niego kalendarzy, umawianie lub odwoływanie spotkań oraz planowanie transportu i planów podróży zgodnie z wymaganiami. Praca może również obejmować bardziej osobiste zadania, takie jak przekazywanie dat i godzin rodzinie dyrektora lub odbieranie rzeczy, takich jak pranie chemiczne.
Na najwyższym szczeblu administracji biura wykonawczego znajduje się kierownictwo, a pracownicy ci mogą uczestniczyć we wszystkich wyżej wymienionych czynnościach, jednocześnie zarządzając biurem i dowolnymi pracownikami. Może to oznaczać, że działają jako przełożeni, mają prawo zatrudniać, zwalniać lub dyscyplinować, a także organizować spotkania lub inną komunikację z pracownikami, aby zapewnić płynne działanie biura. Dla wszystkich szczebli pracowników w tych biurach celem jest profesjonalna i wydajna praca wspierająca pracę kadry kierowniczej. Oczywiście, rodzaj pracy może się różnić w zależności od stanowiska dyrektora i rodzaju firmy, w której zatrudniony jest pracownik biurowy i dyrektor.