Znany również jako zarządzanie funduszem, „administracja funduszem” jest terminem używanym do opisania różnych działań związanych z zarządzaniem aktywami zawartymi w pewnym rodzaju zbiorowego programu inwestycyjnego. Takim funduszem może być jakiś rodzaj funduszu inwestycyjnego, funduszu hedgingowego, funduszu emerytalnego, a nawet funduszu powierniczego. W zależności od wielkości i złożoności funduszu, jeden administrator lub menedżer może nadzorować i wykonywać wszystkie te czynności lub być wspomagany przez personel.
Dokładny zakres obowiązków związanych z administrowaniem funduszem będzie się różnić w zależności od szczegółów dotyczących organizacji funduszu, podstawowego celu funduszu oraz przepisów, których administrator musi przestrzegać w codziennym procesie zarządzania. Wspólny wątek w większości przykładów zarządzania funduszem dotyczy upewnienia się, że aktywa kupowane i posiadane przez fundusz przynoszą zwrot w akceptowalnych przedziałach. Jednocześnie administrator jest odpowiedzialny za dopilnowanie, aby wypłaty z funduszu były dokonywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz dokumentami założycielskimi, które ustanowiły program zbiorowego inwestowania.
Znaczna część procesu administrowania funduszami polega na wykonywaniu określonych zadań w trybie dziennym, tygodniowym lub miesięcznym. Na przykład ewidencja księgowa funduszu jest zazwyczaj uzgadniana z codziennymi raportami o zasobach funduszu, wraz z miesięcznym uzgodnieniem z wyciągiem maklerskim, który jest wystawiany co trzydzieści dni. W ramach tego uzgodnienia proces administracyjny obejmuje rozliczanie wszelkich transakcji przeprowadzanych w ciągu dnia roboczego, a także dokumentowanie wszelkich otrzymanych dywidend lub odsetek. Obliczanie i planowanie wypłaty dywidend lub odsetek dla inwestorów funduszy może odbywać się co tydzień, co dwa tygodnie lub co miesiąc.
Administrowanie funduszem obejmuje również przygotowywanie dokumentów na koniec roku, które dają rzetelną ocenę zarówno przychodów, jak i wydatków związanych z funduszem od początku do końca okresu. Wiele funduszy jest skonstruowanych tak, aby wymagać, aby raporty te zostały wypełnione w określonym terminie i udostępnione zarówno członkom funduszu, jak i odpowiednim agencjom podatkowym. Po zakończeniu rocznych sprawozdań na koniec roku, zarządzający funduszami będą nadzorować przygotowanie formularzy zwrotu podatku dla agencji lokalnych, stanowych i federalnych.
W przypadku, gdy z jakiegoś powodu fundusz musi zostać rozwiązany, proces administrowania funduszem będzie obejmował zamknięcie ksiąg rachunkowych, uregulowanie wszelkich długów funduszu oraz wypłatę ostatecznych wypłat inwestorom funduszu. Proces ten musi zostać zakończony zgodnie z przepisami ustawowymi i wykonawczymi ustanowionymi przez agencje rządowe, które nadzorują transakcje inwestycyjne w kraju, w którym fundusz jest ustanowiony. W zależności od lokalnych przepisów i struktury funduszu, proces ten może zająć tylko kilka tygodni lub rok lub dłużej, aby zakończyć rozwiązanie.