Analiza luki wydajności jest wykonywana przez firmę, która chce określić przyczyny rozbieżności między standardami ustalonymi dla zadania a rzeczywistą realizowaną wydajnością. Różnica między standardową a rzeczywistą wydajnością jest znana jako luka w wydajności, a firmy chcą je usunąć, jeśli to w ogóle możliwe. Takie luki mogą być spowodowane czynnikami wewnętrznymi związanymi z pracownikami lub ich warunkami pracy, podczas gdy inne luki mogą być spowodowane innymi czynnikami, takimi jak normy regulacyjne. Ponadto analiza luki wydajności jest często przeprowadzana, gdy pracownicy są zmuszani do podjęcia nowego zadania lub ponownego odwiedzenia starej pracy przy użyciu nowych metod.
Jest mało prawdopodobne, aby jakakolwiek firma mogła przez cały czas działać zgodnie ze swoimi optymalnymi standardami. Z tego powodu mogą zaistnieć sytuacje, w których firma musi poświęcić czas na analizę obszarów, w których jej pracownicy lub procesy operacyjne zawodzą. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest analiza luki w wydajności, która może zarówno zidentyfikować lukę między standardami a dostarczaniem, jak i znaleźć metody rozwiązania problemu.
Pierwszym krokiem każdej analizy luki w wydajności jest identyfikacja istniejącej luki. Można to zrobić prawie jak równanie matematyczne, ponieważ różnica między standardami (S) a obecnym zachowaniem (B) prowadzi do luki w wydajności (G). Zatem S minus B równa się G. Myślenie o tym w ten konkretny sposób może pomóc menedżerom zidentyfikować obszary problemów, które mogą być niejasne podczas analizy bez kontekstu.
Po zidentyfikowaniu luki następnym krokiem w zakończeniu analizy luki wydajności jest ustalenie przyczyn, dla których luka istnieje. Luka w wydajności może być spowodowana albo czynnikami wewnętrznymi, które powstrzymują pracowników od wykonywania pracy w najlepszy możliwy sposób, albo czynnikami zewnętrznymi, które ograniczają wydajność z zewnątrz. W niektórych przypadkach nowe zadanie będzie wymagało tego typu analizy, ponieważ luka zostanie natychmiast utworzona przez nieznajomość zadania przez pracowników.
Po wykonaniu wszystkich tych kroków firma musi zakończyć analizę luk w wydajności, znajdując sposoby na wyeliminowanie luk. Może to oznaczać, że niektóre maszyny wymagają naprawy lub wymiany, albo że pracownicy potrzebują więcej szkoleń lub lepszych metod motywacyjnych. Jeśli czynniki te są zewnętrzne, firmy być może będą musiały znaleźć nowe sposoby obejścia ich, a może mogą walczyć z nimi za pomocą legalnych dróg. W niektórych przypadkach może się zdarzyć, że ustanowiono nierealistyczne standardy, co oznacza, że te optymalne poziomy mogą wymagać ponownego dostosowania, aby rzeczywista wydajność mogła osiągnąć zamierzony wynik.