Analiza działań ma miejsce, gdy firma bada swoją działalność pod kątem poszczególnych procesów, za pomocą których tworzone są produkty i usługi dla klientów. Proces ten jest ściśle powiązany z kalkulacją kosztów działań, która przypisuje koszty na podstawie ich wkładu w produkcję, oraz zarządzaniem na podstawie działań, które ma na celu usprawnienie tych kosztów i ulepszenie poszczególnych procesów, tak aby firma rozwijała się jako całość. Firmy, które podejmą analizę aktywności, mogą wskazać obszary słabości i pracować nad ich poprawą. Ponadto potrafią określić, które działania są najbardziej wartościowe dla firmy i na nich skoncentrować swoje zasoby.
Bardzo ważne jest, aby firma poświęcała czas w okresowych odstępach czasu i przeglądała sposób, w jaki prowadzi działalność. Niezastosowanie się do tego może prowadzić do słabej wydajności i gorszych wyników, co ostatecznie wpłynie na wynik finansowy. Chociaż kuszące może być studiowanie sprawozdań finansowych i skupienie się na dużym obrazie finansowym, przydatne może być również przyjrzenie się każdemu etapowi procesu, w którym te liczby są tworzone. Firma stosująca takie podejście powinna rozważyć analizę aktywności.
Jednym ze sposobów, w jaki analiza oparta na działaniach robi różnicę, jest podejście do kosztów. Rozdzielając koszty według procesów, które finansują, firma może wykryć obszary marnotrawstwa lub nieefektywności. Identyfikacja tych kosztów jako bezpośrednich, co oznacza, że są one związane z jednym i jedynym wynikiem lub produktem, lub pośrednich, co oznacza, że są one dzielone przez wiele działań, jest ważną częścią rachunku kosztów działań. Ponadto należy uwypuklić czynniki kosztotwórcze, czyli konkretne powody, dla których koszty są akumulowane przez różne działania.
Istnieją specyficzne taktyki zarządzania, które są ściśle związane z analizą opartą na aktywności. Jeśli istnieje jakaś część procesu produkcyjnego lub usługowego, która wymaga dużych kosztów, należy podjąć starania, aby wyeliminować tę rozbieżność. Należy zbadać obszary, w których koszty są utrzymywane na niskim poziomie, aby te same praktyki stosowane w tych obszarach można było zastosować gdzie indziej.
Korzystanie z analizy opartej na działaniach jest dobrym sposobem dla kierownictwa firmy na znalezienie obszarów wartości. Niektóre działania z natury zwiększają wartość firmy niż inne, które mogą nie przynosić zysków. Należy położyć nacisk na działania przynoszące wartość, które powinny mieć pierwsze pęknięcie w zasobach firmy. Te działania, które są mniej wartościowe, mogą wymagać złagodzenia lub, jeśli to możliwe, wyeliminowania, aby poprawić wydajność i obniżyć koszty.