Audyt płacowy to kontrola zapisów płacowych przez stronę trzecią. Audyt można przeprowadzić z różnych powodów, od chęci wewnętrznego potwierdzenia prawidłowości informacji płacowych po kontrolę w imieniu firmy ubezpieczeniowej w celu ustalenia odpowiedniej wysokości składki na ubezpieczenie pracownicze. Zaleca się regularny audyt wewnętrzny, zwłaszcza w dużych firmach, w celu zapewnienia, że zapisy są dokładne i dobrze prowadzone oraz w celu zidentyfikowania problemów, zanim pojawią się one w ramach audytu zewnętrznego.
Podczas audytu płac audytor sprawdza całą dokumentację związaną z listą płac, weryfikując jej poprawność i szukając oznak problemów, takich jak pracownicy z niepełną historią płac, potrącenia, które nie pasują do składek i tak dalej. Audytor określa również, którzy członkowie firmy są odpowiedzialni za obsługę procedur płacowych i przegląda protokół firmy dotyczący obsługi listy płac, aby zidentyfikować obszary problemowe i przetestować pracowników, aby potwierdzić, że korzystają z najnowszego protokołu.
W przypadku audytu wewnętrznego firmy mogą skorzystać z własnego personelu lub zatrudnić firmę audytorską i poprosić o przeprowadzenie audytu. Korzystanie z usług strony trzeciej może zapewnić większą integralność wyników audytu płac, ponieważ osoba trzecia nie powinna mieć konfliktu interesów, który mógłby wypaczyć wyniki audytu. Wyniki audytu wewnętrznego mogą być wykorzystane do zaostrzenia procedur, potwierdzenia, że pracownicy postępują zgodnie z protokołem oraz identyfikacji obszarów, w których mogą wystąpić niewłaściwe działania.
Audyty zewnętrzne mogą być wymagane przez organy podatkowe i firmy ubezpieczeniowe. W takich przypadkach podmiot zlecający przeprowadzenie audytu zajmuje się audytem lub zatrudnia audytora do przeprowadzenia audytu płacowego. Firmy powinny mieć świadomość, że odmowa audytu jest ogólnie postrzegana jako przyznanie się do winy. Nawet jeśli nic się nie dzieje, kiedy audyt zostanie ostatecznie przeprowadzony, zapisy zostaną przeszukane pod kątem jakichkolwiek oznak niewłaściwego postępowania. Wskazana jest współpraca i zatrudnienie radcy prawnego, aby dowiedzieć się więcej o tym, jakie dokumenty należy przekazać audytorowi i jak przebiega proces audytu.
Wynik audytu zewnętrznego może się różnić w zależności od tego, dlaczego został zlecony i jakie były wyniki. Na przykład firma ubezpieczeniowa może skorygować wysokość składki na podstawie audytu. Jeśli audyt listy płac wykaże, że firma robi takie rzeczy, jak pobieranie podatków i nie przekazuje funduszy rządowi, firma zostanie ukarana sankcjami prawnymi.