Niezależny kosztorys odnosi się do procesu angażowania usług specjalistów, którzy nie są w żaden sposób związani z organizacją lub projektem, do przeprowadzenia szczegółowego oszacowania kosztów proponowanego projektu. Główną ideą wykorzystania niezależnych estymatorów do oceny kosztów projektu jest uzyskanie obiektywnego obrazu kosztów proponowanego projektu. Inną funkcją lub zastosowaniem niezależnego kosztorysu jest zapewnienie przejrzystości. Zakładając, że firma przygotowuje raport dotyczący kosztów projektu dla swoich udziałowców, może zdecydować się na skorzystanie z niezależnych specjalistów zamiast wewnętrznych estymatorów, aby zapewnić większą przejrzystość całego procesu.
Osoba fizyczna może również uzyskać niezależne oszacowanie kosztów jako środek ostrożności podczas realizacji projektu. Zakładając, że firma budowlana otrzymała umowę na budowę domu, firma budowlana przedstawi klientowi oszacowanie, ile będzie kosztował projekt. Taki klient może zlecić niezależnej stronie wykonanie niezależnego kosztorysu, który posłuży jako podstawa do porównania i analizy. Wynik takiego oszacowania może być mniej więcej taki sam jak oszacowania dostarczonego przez firmę budowlaną, w którym to przypadku klient może zdecydować się na kontynuowanie projektu. Jeśli rozbieżność między oszacowaniem dostarczonym przez firmę budowlaną a kosztorysem niezależnym jest zbyt duża, klient może zdecydować się na renegocjację z firmą budowlaną w celu odwrócenia kosztów projektu w dół lub poszukać innej firmy budowlanej z bardziej rozsądnym kosztorysem.
Kiedy firma z wieloma udziałowcami próbuje rozpocząć nowy, duży projekt, może być zmuszona do przeprowadzenia niezależnego kosztorysu, aby cały proces był bardziej otwarty i odpowiedzialny przed udziałowcami. Na przykład, jeśli spółka publiczna z wieloma udziałowcami zdecyduje się zbudować nową fabrykę w Japonii w ramach procesu globalizacji, będzie musiała uzyskać niezależny kosztorys, aby zapewnić udziałowcom, że wszystko jest w porządku. Niezależni rzeczoznawcy dokonają oceny projektu w oparciu o szereg z góry określonych kryteriów, które obejmują czynniki takie jak logistyka, siła robocza, koszty budowy, projekt i inne. Takie niezależne oszacowanie kosztów ostatecznie będzie miało większą wartość niż jakiekolwiek przeprowadzone przez wewnętrznych kosztorysantów.