W zespole zakupów jest pięć ról: kupiec, specjalista ds. zakupów, kierownik zakupów, dyrektor i analityk zakupów. Zaopatrzenie to inny termin na zakup i jest używany do opisania czynności związanych z zakupem materiałów i materiałów do prowadzenia działalności gospodarczej lub innej organizacji. Wszyscy członkowie zespołu zakupowego zapewniają niezbędne usługi i umiejętności niezbędne do skutecznego spełniania wymagań dużej organizacji.
Aby zakwalifikować się do członkostwa w zespole zakupowym, wszyscy kandydaci muszą ukończyć minimalny dyplom ukończenia studiów wyższych w zakresie biznesu lub zakupów. Profesjonalny personel ds. zakupów jest zobowiązany do ukończenia studiów licencjackich lub czteroletniego dyplomu akredytowanej uczelni. Oprócz tego wymogu większość pracodawców będzie wymagać od kandydatów uzyskania profesjonalnego oznaczenia jako Certified Procurement Professional (CPP). Kadra kierownicza często posiada tytuł magistra administracji biznesowej lub studia podyplomowe w zakresie zakupów.
W zespole zakupowym kupujący zajmuje stanowisko podstawowe. Zaopatrzeniowiec i analityk zajmują stanowiska zawodowe, ale zazwyczaj nie pełnią obowiązków nadzorczych. Kierownik ds. zakupów jest zobowiązany do pełnienia obowiązków nadzorczych i zarządczych. Dyrektor ds. zakupów wyznacza kierunek strategiczny i angażuje się w negocjacje o dużej wartości.
Obowiązki zespołu zakupowego są zazwyczaj podzielone według dwóch aspektów: towaru i wartości w dolarach. Towar to termin używany do opisania określonej grupy produktów lub usług. Poziom uprawnień jest ściśle powiązany z poziomem wykształcenia i stanowiskiem w strukturze organizacyjnej.
Na przykład jednemu kupującemu w piekarni można przypisać wszystkie towary suche, a drugiemu wszystkie materiały opakowaniowe. Jest odpowiedzialny za wybór odpowiedniego dostawcy z zatwierdzonej listy i wydanie zamówienia zakupu. Specjalista ds. zakupów jest odpowiedzialny za wystawianie zapytań ofertowych (RFP) i przeglądanie zgłoszeń w celu wybrania zatwierdzonego dostawcy lub dostawców do listy kupującego.
Kierownik ds. zakupów jest odpowiedzialny za nadzór nad pracą kupców i specjalistów ds. zakupów. Wszelkie zapytania ofertowe przekraczające z góry określoną wartość w dolarach są zarządzane przez kierownika ds. zaopatrzenia. Ta separacja jest niezależna od rodzaju towaru.
Analiza zakupów to przede wszystkim stanowisko informatyczne. Ta osoba jest odpowiedzialna za tworzenie raportów w celu śledzenia wydatków związanych z umowami i wydatkami niezakontraktowanymi oraz za zapewnienie zgodności z polityką. W tej roli często wymagane jest dodatkowe szkolenie w zakresie statystyki, zarządzania danymi i powiązanych umiejętności.
Dyrektor ds. zakupów wybiera długofalowy kierunek dla działu i uczestniczy w głośnych negocjacjach kontraktowych. Na przykład wiele firm przechodzi na elektroniczne systemy zamówień jako metodę redukcji kosztów. Zmiany strukturalne, proceduralne i polityczne wymagane do tej zmiany są zarządzane przez dyrektora ds. zamówień.