Znany również jako brak zapasów lub OOS, brak zapasów to sytuacja, w której sprzedawca lub dostawca wyczerpał dostępne zapasy danego produktu i musi poczekać na uzupełnienie zapasów przed wypełnieniem oczekującego zamówienia klienta. Firmy zazwyczaj starają się w miarę możliwości unikać tego typu zdarzeń, ponieważ niemożność szybkiego zrealizowania zamówienia często przekłada się na utratę przychodów, zarówno w zakresie konkretnego zamówienia, jak i składania przez tego klienta przyszłych zamówień. Zapasy są przeciwieństwem nadwyżek, w których dostawca ma wysokie zapasy, które znacznie przekraczają obecny popyt na te artykuły.
Istnieje kilka powodów, dla których może dojść do wyczerpania zapasów. W produkcji firma może doświadczyć przestojów w cyklu produkcyjnym, co skutkuje opóźnieniem w wytwarzaniu stałego przepływu wyrobów gotowych potrzebnych do realizacji oczekujących zamówień. Potencjał tego rodzaju opóźnień prowadzących do wyczerpania zapasów jest zwiększony, gdy firma działa zgodnie z tak zwanym harmonogramem just-in-time, co oznacza, że towary są produkowane w odpowiedzi na oczekujące zamówienia, aby utrzymać poziom zapasów na jak najniższym poziomie. Przestój w cyklu produkcyjnym może wystąpić z powodu opóźnienia w odbiorze surowców, czasowej awarii sprzętu używanego w procesie produkcyjnym, a nawet jakiegoś rodzaju klęski żywiołowej, która uniemożliwia działanie obiektu przez pewien czas.
W przypadku wyczerpania zapasów klienci zazwyczaj mają do wyboru dwie alternatywy. Klienci mogą zaakceptować tymczasowe opóźnienie i zatwierdzić złożenie zamówienia w tak zwanym statusie zamówienia oczekującego. Przy takim podejściu zamówienie jest nadal w toku i zostanie zrealizowane, gdy tylko produkty znajdą się w posiadaniu dostawcy. Zazwyczaj dostawcy dostarczają okresowe aktualizacje dotyczące przewidywanych dat wysyłki zamówienia w ramach procesu komunikacji z klientem.
Klient może również po prostu anulować oczekujące zamówienie, gdy zostanie powiadomiony o wyczerpaniu zapasów. Ten konkretny scenariusz to taki, którego dostawcy wolą unikać, jeśli to w ogóle możliwe, ponieważ oznacza natychmiastową utratę sprzedaży i przychody generowane przez tę sprzedaż. Poza natychmiastową stratą, wyczerpanie może również skłonić klientów do poszukiwania podobnych produktów u konkurencyjnych firm. Jeśli konkurenci szybko i bez opóźnień zapewnią pożądane produkty, istnieje duża szansa, że klient zmieni sojusze i zacznie regularnie prowadzić interesy z tym konkurentem.
Część procesu zarządzania łańcuchem dostaw ma na celu zapobieganie występowaniu sytuacji braku zapasów. Wiąże się to z upewnieniem się, że zapasy surowców, części zamiennych i innych zasobów potrzebnych do utrzymania poziomu produkcji są uzyskiwane zgodnie z harmonogramem, który zawsze zapewnia czas na zamówienie i odbiór dodatkowych materiałów i części przed wystąpieniem opóźnienia w produkcji. Sprzedawcy korzystają również z zarządzania łańcuchem dostaw, aby uniknąć sytuacji braku zapasów, mierząc typowy wzorzec sprzedaży towarów sprzedawanych w sklepach i organizując zamówienia ze swoimi dostawcami, aby upewnić się, że półki są zawsze odpowiednio zaopatrzone.