Kontrola zapasów to zarządzanie zapasami na różnych etapach procesu produkcyjnego, od surowców po wyroby gotowe. Dobra kontrola obniży koszty i jednocześnie usatysfakcjonuje klientów, podczas gdy słaba kontrola może prowadzić do przekroczenia kosztów i reklamacji klientów. Wiele firm korzysta z oprogramowania do kontroli zapasów, aby usprawnić proces i uczynić go bardziej wydajnym. Personel na miejscu jest nadal niezbędny, aby ręcznie weryfikować stany magazynowe, przeprowadzać inspekcje i rozwiązywać pojawiające się problemy.
Jednym z aspektów kontroli zapasów jest zamawianie zapasów. Dla producentów obejmuje to różnorodne surowce, podczas gdy hurtownicy i detaliści muszą zamawiać gotowe produkty. Celem jest posiadanie wystarczającej ilości zapasów do realizacji zamówień bez nadwyżki. Przechowywanie zapasów jest drogie i może stać się bardzo kosztowne, gdy składowane są duże ilości materiału. Istnieje również ryzyko, że akcje mogą wygasnąć lub stać się przestarzałe, zanim będą mogły zostać przeniesione, jeśli firma za dużo zamówi.
Zarządzanie zapasami pod ręką za pomocą technik, takich jak rotacja zapasów, jest również częścią kontroli zapasów. Firmy zwykle używają najstarszych produktów w pierwszej kolejności, aby wszystkie zapasy były jak najświeższe. Firma może być zmuszona do zapewnienia kontroli klimatu i innych środków w celu ochrony zapasów do czasu opuszczenia zakładu, a to wszystko jest częścią systemu kontroli. Dla firm zajmujących się żywymi organizmami dbanie o zapasy będzie obejmowało również dostarczanie żywności i wody oraz kontrolę stanu zdrowia. Inne zapasy, takie jak niebezpieczne chemikalia lub amunicja, mogą wymagać zabezpieczenia ze względów bezpieczeństwa.
W miarę opuszczania zapasów systemy kontroli zapasów śledzą je i gromadzą informacje, które mogą być przydatne później. Firmy mogą szybko określić, które artykuły poruszają się najszybciej, i wykorzystają te informacje, aby zdecydować, ile zamówić w przyszłości. Informacje te są również uwzględniane w raportach i prognozach sprzedaży, ponieważ ruchy zapasów dostarczają ważnych informacji o tym, co firma sprzedaje. Może być również przydatny do składania deklaracji podatkowych i innych sprawozdań finansowych, gdy zapasy muszą być deklarowane wraz z innymi aktywami i pasywami.
Dokładna kontrola zapasów wymaga wiedzy o tym, co jest aktualnie pod ręką. Oprócz elektronicznego śledzenia zapasów, firmy mogą również przeprowadzać okresowe ręczne inwentaryzacje, aby fizycznie zlokalizować wszystko w magazynie i upewnić się, że liczby rzeczywiste odpowiadają tym zarejestrowanym w komputerze. Jeśli nie, konieczne jest przeprowadzenie dochodzenia w celu ustalenia, dlaczego nie. Zapasy mogły zostać zgubione, skradzione lub nieprawidłowo zarejestrowane. Częste niezgodności świadczą o złej kontroli zapasów i wskazują na potrzebę zabezpieczenia obiektu lub lepszego przeszkolenia pracowników.