Budżetowanie nakładów inwestycyjnych to proces tworzenia planu finansowego zakupów długoterminowych aktywów biznesowych. Firmy tworzą osobne budżety na zakup aktywów obrotowych i aktywów długoterminowych. Zakupy aktywów obrotowych dotyczą tylko jednego roku operacyjnego, podczas gdy zakupy aktywów długoterminowych mają wpływ na wiele lat. Oddzielenie tych dwóch typów ułatwia firmom analizę skutków podatkowych i raportowanie tylko tych pozycji, które mają wpływ na bieżącą sytuację finansową.
Budżetowanie jest ważną częścią zarządzania biznesem. Budżet to plan na przyszłość, w którym wyszczególnione są oczekiwane dochody i wydatki. Operacyjnie budżety są powiązane z najważniejszym cyklem biznesowym: rokiem podatkowym. W każdym roku podatkowym firma musi składać sprawozdania ze swojej działalności, aby płacić podatki i dokonywać wymaganych ujawnień organom regulacyjnym i inwestorom. Chociaż firma może stworzyć budżet odzwierciedlający dowolną długość czasu, to właśnie budżet roku obrotowego jest jej podstawowym narzędziem operacyjnym.
Budżet na rok obrotowy dotyczy tylko tych aktywów i pasywów, które mają wpływ na bieżący rok. Uwzględnienie pozycji, które dotyczą więcej niż jednego roku, utrudnia ocenę sukcesu finansowego lub niepowodzenia bieżącej działalności. Aby zachować adekwatność budżetu roku obrotowego, długoterminowe aktywa i pasywa są prowadzone w oddzielnych budżetach specjalistycznych. Jednym z najważniejszych budżetów specjalistycznych jest budżet kapitałowy.
Wydatki kapitałowe to zakupy lub inwestycje w aktywa długoterminowe, takie jak obiekty, sprzęt oraz badania i rozwój. Finansowanie tych pozycji trwa dłużej niż rok. Budżetowanie wydatków inwestycyjnych to proces utrzymywania oddzielnego budżetu dla tych aktywów i często osobnego procesu zatwierdzania.
Zazwyczaj proces budżetowania nakładów inwestycyjnych obejmuje sporządzenie budżetu głównego do zatwierdzenia przez zarząd lub radę. Ten budżet może obejmować dziesięć lub więcej lat, w zależności od zaangażowanych aktywów; odzwierciedla długoterminowe aktywa, które firma posiada, jest w trakcie finansowania i spodziewa się zakupu w przyszłości. Budżetowanie wydatków kapitałowych często wiąże się z dużymi kwotami pieniędzy i decyzjami, które będą miały znaczący wpływ na przyszłe operacje.
Czas trwania i wielkość inwestycji w aktywa długoterminowe często oznacza, że budżetowanie nakładów inwestycyjnych ma dwie fazy zatwierdzania. Budżet główny zostaje w pewnym momencie zatwierdzony jako ogólny plan gry. W miarę zbliżania się w czasie do momentu, w którym faktyczne środki zostaną przyznane na dokonanie zabudżetowanego zakupu, indywidualna alokacja środków często musi zostać ponownie zatwierdzona. Czasami może to skutkować anulowaniem oczekiwanych nakładów inwestycyjnych. Rządy często znajdują się w sytuacji, w której zatwierdziły wydatki kapitałowe w minionym roku, a decyzję uchyliły w późniejszym roku, kiedy faktyczna alokacja zostanie odrzucona przez inną administrację.