Czasami określany jako cykl konwersji gotówki, cykl gotówkowy dotyczy czasu, jaki upływa między zakupem surowców do wytworzenia towarów i usług a otrzymaniem zapłaty za te produkty. Koncepcję można zastosować również do procesu transakcyjnego związanego z zabezpieczeniem akcji i podobnych papierów wartościowych. Kluczowym czynnikiem w koncepcji obliczania tego cyklu jest zrozumienie okresu, w którym kapitał obrotowy nie jest dostępny do wykorzystania w innych zakupach.
Jeśli chodzi o proces produkcyjny, cykl kasowy rozpoczyna się od pozyskania materiałów potrzebnych do wytworzenia wyrobów gotowych. Cykl trwa przez czas potrzebny do wykorzystania materiałów do wytworzenia produktów, ich pakowania i dostarczania klientom. Po otrzymaniu faktury za dostarczony towar, rozpoczyna się ostatni krok. Cykl uważa się za zakończony, gdy dział rozrachunków z odbiorcami otrzyma i zaksięguje pełną płatność na fakturze za dostarczony towar.
Czas trwania cyklu gotówkowego będzie się różnić w zależności od kilku czynników. Po pierwsze, czas potrzebny do stworzenia produktu jest ważnym aspektem kalkulacji, ponieważ towary, które można szybko wyprodukować, pomagają znacznie skrócić cykl. Następnie ilość czasu spędzonego na kontroli, pakowaniu i wysyłce gotowego produktu doda do całkowitej długości cyklu kasowego. Czas potrzebny klientowi na dokonanie płatności za gotowy towar również zwiększy długość cyklu.
Krótki cykl gotówkowy to idealna sytuacja, ponieważ pozwala firmie raczej prędzej niż później skorzystać z kapitału obrotowego. Często istnieją sposoby na skrócenie dłuższego cyklu i osiągnięcie wydajniejszego procesu. Na przykład udoskonalenie procedur produkcji i wysyłki może skrócić godziny, a nawet dni. Ponadto oferowanie klientowi zachęt do szybkiej zapłaty za towar również pomoże znacznie skrócić cały cykl.