Dokument inicjujący projekt (PID) lub brief projektu jest używany w zarządzaniu projektem w celu podkreślenia planu podejścia do projektu. Poszczególne sekcje PID różnią się w zależności od organizacji i metodologii projektu. Ogólnie rzecz biorąc, każdy z nich obejmuje pewne kluczowe informacje opisujące projekt, w tym definicję, przypadek, rezultaty, ograniczenia, ryzyko, członków, plan komunikacji, tolerancję projektu i podpisy.
Definicja projektu to kluczowa sekcja w dokumentacji. Opisuje cele, zadania i pożądane wyniki projektu, sposób ich mierzenia oraz zakres prac do wykonania. Dokument inicjujący projekt powinien jasno określać cechy, które należy uwzględnić i wykluczyć.
Dla projektu niezbędne jest uzasadnienie biznesowe. W tej sekcji należy wyjaśnić wartość, jaką projekt ma przynieść organizacji w zamian za poniesione koszty. Jeśli projekt nie może zapewnić wystarczających korzyści, aby uzasadnić jego koszt i wysiłek, prawdopodobnie nie zostanie sfinansowany.
Produkty dostarczane projektu powinny być udokumentowane. Elementy dostarczane mogą obejmować kod programu lub inne produkty i usługi wynikające z projektu. Mogą również zawierać inne dokumenty, takie jak wymagania biznesowe, plany testów i podręczniki szkoleniowe.
PID powinien zawierać listę wszelkich ograniczeń stojących przed projektem. Ograniczenia to czynniki zewnętrzne, które mogą wpływać na projekt, ale pozostają poza kontrolą kierownika projektu. Założenia, takie jak zewnętrzny programista dostarczający kod, również powinny być udokumentowane.
Wszystkie projekty wiążą się z ryzykiem. Kierownik projektu musi zidentyfikować zagrożenia, udokumentować je za pomocą rejestru lub dziennika zagrożeń. Ryzyka powinny być monitorowane i w miarę możliwości zapobiegane lub łagodzone. Kierownik projektu powinien opracować plany zarządzania tymi, którym nie można zapobiec.
Lista personelu i harmonogram są również kluczowymi elementami dokumentu inicjującego projekt. Role i obowiązki powinny być wymienione z każdym członkiem projektu. Sekcja planowania projektu zawiera przegląd harmonogramu realizacji krytycznych elementów pracy.
Organizacja może zawrzeć plan komunikacji w PID. Plan ten może obejmować różne spotkania z członkami zespołu. Może również dokumentować spodziewaną komunikację z kierownictwem wykonawczym i użytkownikami końcowymi, na których projekt może mieć wpływ.
Wiele organizacji ustala tolerancje projektowe. Tolerancje odnoszą się do rzeczywistego nakładu pracy i wydatków poniesionych przez projekt w stosunku do planu. Projekt, który nie działa w dozwolonych odchyleniach od planowanych ram czasowych i budżetu, może podlegać dodatkowemu przeglądowi zarządzania. Informacje te mogą być również zawarte w dokumencie inicjującym projekt.
Większość identyfikatorów PID ma miejsce na podpisy. Dyrektorzy i menedżerowie zazwyczaj muszą podpisać dokument. Ich podpis wskazuje, że wesprą projekt poprzez dofinansowanie lub poświęcenie pracowników do pracy nad nim.