Dokument negocjacyjny to dokument sporządzony przez dwie lub więcej przeciwnych stron, który określa zatwierdzone warunki kompromisu lub porozumienia między stronami zaangażowanymi w pewien rodzaj konfliktu, na przykład w sprawie biznesowej. Powstaje, gdy dwie lub więcej przeciwnych stron zaangażowanych w konflikt prowadzi negocjacje w celu osiągnięcia ostatecznego rozwiązania. Dokument negocjacyjny jest podobny do kontraktu, ponieważ wszystkie zaangażowane strony muszą coś dać, aby otrzymać cokolwiek w ostatecznym kompromisie. Każda sytuacja, która wymaga sporządzenia dokumentu negocjacyjnego, jest wyjątkowa, ale istnieją ogólne wytyczne, których należy przestrzegać podczas tworzenia dokumentu.
Kiedy na przykład powstaje dokument negocjacyjny, argumenty każdej ze stron powinny być jasno określone, a kompromisy z tymi argumentami powinny być następnie wyjaśnione. Po uznaniu argumentów i wymienieniu kompromisów, kompromisy muszą zostać zatwierdzone przez wszystkie strony lub przedstawicieli każdej ze stron. W przypadku zatwierdzenia, zaangażowane strony potwierdziły dokument i zgadzają się, że będą go przestrzegać wszystkie zaangażowane strony.
Dokumenty negocjacyjne służą głównie do rozwiązywania poważnych konfliktów i zwykle są końcowym wynikiem udanych negocjacji. Są jednak sytuacje, w których można użyć dokumentu negocjacyjnego, aby zapobiec kłótni lub konfliktowi. Proces tworzenia dokumentu negocjacyjnego w celu zapobiegania kłótniom jest bardzo podobny do zwykłego dokumentu negocjacyjnego, który jest używany do rozwiązywania sporów po ich wystąpieniu, z wyjątkiem tego, że przedstawia się argumenty lub potencjalne konflikty, które mogą mieć miejsce w przyszłości, a kompromisy być egzekwowane tylko wtedy, gdy potencjalny konflikt faktycznie wystąpi. Każda sytuacja, która wymaga sporządzenia dokumentu negocjacyjnego, jest wyjątkowa, ale wszystkie dokumenty negocjacyjne obracają się wokół kompromisu w celu osiągnięcia ostatecznego rozwiązania konfliktu.