Zapasy to łączna ilość towarów i/lub materiałów znajdujących się w sklepie lub fabryce w danym momencie. Właściciele sklepów muszą znać dokładną liczbę produktów na swoich półkach i powierzchniach magazynowych, aby składać zamówienia lub kontrolować straty. Menedżerowie fabryk muszą wiedzieć, ile jednostek ich produktów jest dostępnych dla zamówień klientów. Restauracje muszą zamawiać więcej jedzenia w oparciu o bieżące zapasy i potrzeby menu. Wszystkie te firmy polegają na liczeniu zapasów, aby uzyskać odpowiedzi.
Słowo „inwentarz” może odnosić się zarówno do całkowitej ilości dóbr, jak i do czynności ich liczenia. Wiele firm regularnie inwentaryzuje swoje zapasy, aby uniknąć wyczerpania popularnych artykułów. Inni przeprowadzają inwentaryzację, aby upewnić się, że liczba zamówionych przedmiotów odpowiada rzeczywistej liczbie przedmiotów liczonych fizycznie. Niedobory lub nadwyżki po inwentaryzacji mogą wskazywać na problem z kradzieżą (nazywaną „kurczeniem się” w kręgach detalicznych) lub niedokładne praktyki księgowe.
Restauracje i inne firmy detaliczne, które często inwentaryzują, mogą stosować system „par” oparty na wynikach. Sam ekwipunek może zawierać na przykład 10 jabłek, 12 pomarańczy i 8 bananów na półce z produktami. Preferowana liczba każdej pozycji jest wymieniona na „arkuszu par”, będącym główną listą wszystkich pozycji w restauracji. Jeśli arkusz normy wymaga 20 jabłek, 15 pomarańczy i 10 bananów, kierownik wie, że należy złożyć zamówienie na 10 jabłek, 3 pomarańcze i 2 banany, aby osiągnąć numer normy. Ta sama zasada obowiązuje w przypadku każdej innej działalności detalicznej z wieloma różnymi liniami produktów.
Firmy przeprowadzają również inwentaryzację co kwartał w celu wygenerowania numerów raportów finansowych i ewidencji podatkowej. W idealnym przypadku większość firm chce mieć tylko tyle zapasów, aby sprostać bieżącym zamówieniom. Zbyt duża ilość produktów marnujących się w magazynie może sprawić, że firma będzie wyglądać mniej atrakcyjnie dla inwestorów i potencjalnych klientów. Dość często firma oferuje znaczne rabaty, jeśli stany magazynowe są wysokie, a sprzedaż niska. Jest to powszechnie widoczne w salonach sprzedaży nowych samochodów, ponieważ producenci wypuszczają modele na przyszły rok, zanim obecne pojazdy zostaną sprzedane. Firmy meblarskie mogą również oferować „wyprzedaż zmniejszający zapasy”, aby opróżnić swoje salony z nowszych towarów.