Formularz gwarancji osobistej, znany również jako formularz gwarancji płatności, jest prawnie wiążącym dokumentem potwierdzającym zamiar dokonania przez kupującego płatności na rzecz sprzedającego na podstawie warunków zawartych w tekście dokumentu. W zależności od użytego formatu, tego typu formularz może zawierać również zobowiązanie współsygnatariusza, który zgadza się ponosić odpowiedzialność za dług, jeśli kupujący nie ureguluje salda w terminie. Formularz gwarancji imiennej może być zawarty w większej umowie lub być sporządzony jako samodzielny dokument podpisywany jednocześnie z umową.
Celem formularza gwarancji osobistej jest ochrona interesów zarówno kupującego, jak i sprzedającego. Dla kupującego tekst zawarty w formularzu określa warunki płatności, w tym wycenę opłat za opóźnienia lub kar w przypadku opóźnienia płatności. Chociaż ten szczegół może być zawarty w innym miejscu umowy o świadczenie usług, prezentacja w tej formie pomaga upewnić się, że kupujący rozumie warunki płatności, a także konsekwencje, jeśli płatności nie są dokonywane zgodnie z ustalonym harmonogramem.
W przypadku sprzedawców formularz gwarancji osobistej jest skonstruowany tak, aby był zgodny z wszelkimi przepisami ustawowymi lub wykonawczymi, które mają zastosowanie do pisemnych umów w obszarze, w którym znajduje się sprzedawca. Zwięzłe słownictwo używane w większości wersji tego formularza daje sprzedającemu dodatkową pewność, że zrobił wszystko, co możliwe, aby poinformować kupującego o tym, czego oczekuje. Minimalizując możliwość nieporozumień dotyczących płatności i ewentualnych opóźnień, sprzedawca ma pewność, że relacje biznesowe będą przebiegać bezproblemowo, a warunki umowy zostaną spełnione w terminie.
Nie ma jednej wersji formularza gwarancji osobistej, która byłaby odpowiednia dla każdej sytuacji. Na szczęście możliwe jest korzystanie z wielu różnych szablonów, które można dostosować do potrzeb sprzedawcy, a jednocześnie zachować zgodność z lokalnymi przepisami. Chociaż można kupić te szablony, istnieje wiele bezpłatnych wersji dostępnych online. Te bezpłatne wersje można pobrać do innego formatu edytora tekstu i łatwo zmienić strukturę, aby uwzględnić wszelkie szczególne okoliczności lub dane, które mają zastosowanie do danej transakcji. Ponadto tekst kilku szablonów można łączyć, aby stworzyć dokument, który obejmuje wszelkie wątpliwości związane z płatnością za świadczone towary i usługi, co pozwala zarówno kupującemu, jak i sprzedającemu na zaznajomienie się z warunkami związanymi z gwarancją.