Firmy używają terminu „inwentarz księgowy”, aby opisać ilość zapasów, które powinny być dostępne, zgodnie z dokumentacją księgową firmy. Rozbieżności między inwentarzem księgowym a rzeczywistym inwentarzem muszą zostać uwzględnione i rozwiązane. Zarządzanie zapasami jest dużym problemem dla wielu dużych firm i sklepów, ponieważ śledzenie i kontrolowanie dużych zapasów może być trudne. W przypadku sklepów detalicznych zarządzanie zapasami może być niezwykle trudne dzięki lekkim patronom.
Ilości w inwentarzu księgowym są ustalane za pomocą zapisów księgowych, które pokazują, kiedy zapasy zostały zakupione i sprzedane. W sklepie detalicznym ta ewidencja księgowa obejmuje przychodzące dostawy materiałów i codzienną sprzedaż za pośrednictwem rejestru. W magazynach i hurtowniach księgowanie może być czasami łatwiejsze do kontrolowania, ponieważ obszar magazynowy jest zamknięty dla publiczności, a zapasy zwykle wychodzą w dużych partiach, a nie w małych pojedynczych zakupach.
Różnorodne programy są przeznaczone do pomocy firmom w śledzeniu ich inwentarza księgowego. W przypadku sprzedawców detalicznych programy te zwykle współpracują z systemami punktów sprzedaży dla rejestrów, programami do sprawdzania zapasów dla pomieszczeń wysyłkowych i innymi programami do zarządzania przedsiębiorstwem. Każdy przedmiot, który wchodzi do firmy, jest rejestrowany w programie komputerowym, a kiedy przedmiot opuszcza firmę, jest ponownie sprawdzany. Scentralizowane oprogramowanie umożliwia sklepom natychmiastowe sprawdzanie dostępnych zapasów.
Znajomość dokładnej ilości zapasów jest ważna z wielu powodów. Inwentarz księgowy służy na przykład do obliczania wartości firmy. Służy również do określenia, kiedy i w jakiej ilości rzeczy należy zmienić. Pracownicy polegają na inwentarzu księgowym, aby powiedzieć im, czy coś jest w magazynie, czy nie, aby mogli dostarczyć to klientom lub zamówić, aby stało się dostępne. Księgowi zazwyczaj lubią mieć również dokładne raporty o stanie inwentarza, ponieważ w swoich raportach finansowych używają numerów inwentarza i sprzedaży.
Wiele firm posiada systemy uzgadniania inwentarza księgowego z rzeczywistym inwentarzem. Niektóre sklepy detaliczne spędzają na przykład kilka dni w roku na ręcznym liczeniu zapasów. Bardziej wyrafinowane systemy, takie jak tagi RFID, mogą być również wykorzystywane do śledzenia ruchu zapasów, zwłaszcza w ogromnych magazynach i centrach wysyłkowych. Pracownicy są również zachęcani do zgłaszania rozbieżności, jeśli je zauważą.