Termin kod pracodawcy często odnosi się do numeru identyfikacji podatkowej przypisanego do organizacji biznesowej lub firmy. Numer ten jest zwykle używany do identyfikacji firmy w jej formularzach podatkowych i jest zwykle podawany pracownikom na dokumentach, których używają do składania własnych podatków. Nie jest to jednak jedyny rodzaj kodu pracodawcy. W niektórych przypadkach niniejszy kodeks jest polityką postępowania, której wszyscy pracownicy firmy powinni przestrzegać, lub polityką, której musi przestrzegać pracodawca. Na przykład firma może mieć kodeks postępowania, który zawiera zasady przeciwdziałania dyskryminacji i innym rodzajom postępowania.
W wielu jurysdykcjach istnieją przepisy, które wymagają od pracodawców składania formularzy podatkowych i innych dokumentów w związku z zatrudnianiem innych osób. Ponieważ w jednej jurysdykcji może istnieć wiele firm, śledzenie ich wszystkich według nazwy może być trudne. Zamiast tego niektóre organy podatkowe przypisują kody pracodawców firmom, które zatrudniają innych, a także niektórym innym rodzajom firm, które nie zatrudniają pracowników. Numer ten służy do identyfikacji konta podatkowego firmy i zwykle znajduje się na dokumentach podatkowych przekazywanych pracownikom. Czasami ten rodzaj kodu jest nawet widoczny na odcinkach kontroli płac.
W niektórych miejscach kod pracodawcy może być używany przez wszystkie rodzaje firm, w tym jednoosobowe działalności. Jeżeli osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą posiada kod pracodawcy, może używać go zamiast innych numerów identyfikacyjnych na formularzach podatkowych i innych dokumentach związanych z jego działalnością gospodarczą. Jednak przepisy prawne dotyczące tych kodów i sposobu ich używania mogą różnić się w zależności od kraju. Z tego powodu dana osoba może dobrze poznać unikalne przepisy obowiązujące w jej jurysdykcji przed uzyskaniem jednego i próbą użycia go zamiast innych identyfikatorów.
Czasami termin kodeks pracodawcy może odnosić się do polityki postępowania, którą pracodawca ustanowił dla swoich pracowników. Może zawierać normy dotyczące wszystkiego, od odpowiedniego ubierania się po unikanie okazywania fizycznego uczucia wśród współpracowników. Ten rodzaj kodeksu często zawiera sekcje dotyczące przestrzegania przepisów jurysdykcji, takich jak przepisy regulujące dyskryminację i inne zachowania, które mogą być niezgodne z prawem. Często dokumenty z kodami pracodawcy zawierają również sekcje, które wymagają od pracowników unikania angażowania się w osobiste czynności w czasie pracy, takich jak wykonywanie osobistych połączeń telefonicznych lub surfowanie po Internecie.
W innych przypadkach, w jurysdykcji ustanawia się kodeks pracodawcy, który tworzy akceptowalne standardy postępowania dla pracodawców. Ten rodzaj dokumentu może określać ogólne obowiązki pracodawcy wobec jego pracowników. Podobnie może zawierać informacje o prawach pracodawcy.