Propozycja zazwyczaj jest narzędziem zaprojektowanym w celu przekonania klienta do zakupu produktu lub otrzymania finansowania i wsparcia dla nowego projektu lub programu. Stosowane w większości branż, od korporacyjnej Ameryki po akademię, propozycje przybierają różne formy. Istnieją propozycje nieformalne i formalne, a także propozycje zamówione i niezamówione. Bez względu na rodzaj, propozycja zwykle ma na celu poinformowanie czytelnika o problemie lub potrzebie, zaproponowanie rozwiązania i przedstawienie szerokiego przeglądu tego, jak proponowane rozwiązanie będzie działać i ile będzie kosztować.
Nieformalne propozycje mogą być dość krótkie i mogą być wykorzystane jako kontynuacja spotkania biznesowego lub spotkania personelu. Zwykle powtarzają to, czego nauczyli się lub odkryli podczas spotkania, i wymieniają przegląd cen lub szczegółowy zarys rozwiązania. Oficjalne propozycje zazwyczaj zawierają listy przewodnie, badania i liczby lub wykresy, wyszczególnione szczegóły wszystkich głównych faz, harmonogramy, obowiązki organizacyjne oraz podział kosztów wszystkich składników. Zazwyczaj mają też opis usług oferowanych przez firmę lub osobę, życiorys, listę przeszłych projektów i wszystko inne, co potwierdza kwalifikacje.
Zamówiona propozycja zazwyczaj jest odpowiedzią na zapytanie ofertowe (RFP). Niezależnie od tego, czy jest to firma, która potrzebuje usługi, czy dział, który dodaje nowy program, tego typu zapytania są zwykle dość powszechne i wymagają pisemnego dokumentu w celu złożenia oferty lub zgłoszenia pomysłu na projekt. Zwykle odpowiadają na zidentyfikowany problem lub żądaną specyfikację klienta, podając informacje o cenach, konkretny opis rozwiązania, zarysowany plan jego realizacji i co sprawia, że jest to najlepsze rozwiązanie. Tego typu propozycje zazwyczaj muszą być konkurencyjne, ponieważ może być wiele zgłoszeń oferujących różne rozwiązania.
Niezamówione oferty są zazwyczaj wykorzystywane do zdobycia potencjalnego zainteresowania klientów poprzez przedstawienie usługi lub produktu firmy. Mogą być również używane jako forma prezentacji lub jako sposób na dotarcie do potencjalnego klienta. Zazwyczaj są one pozbawione wielu szczegółów, ponieważ często uzupełniane są z niewielką wiedzą na temat konkretnych potrzeb lub problemów klienta.
Pisanie oferty zwykle jest kluczowym krokiem w większości procesów biznesowych. Zwykle ma wspólny format ze wstępem opisującym problem, sekcją treści zawierającą szczegóły rozwiązania oraz konkluzją podkreślającą korzyści i kolejne kroki. Bardziej formalne typy zazwyczaj mają listy przewodnie i dzielą środkowe sekcje na sekcje zestawienia prac, pełne szczegółowe budżety, przepływ pracy i harmonogramy, a także badania z analizą kosztów, metodologią i procesami oceny.