Profesjonalna propozycja to dokument przedstawiający plan kampanii lub projektu. Jest on składany w ramach konkursu i wykorzystywany przez podmiot w celu znalezienia odpowiedniego kandydata do pracy. Działa jako formalna pisemna oferta, w której przedstawia, co wnioskodawca może zrobić, jak to zostanie zrobione oraz jakiego rodzaju harmonogramu i wydatków może się spodziewać. Agencje rządowe i duże firmy ogłaszają zaproszenia do składania wniosków, aby uzyskać odpowiedzi przed przyznaniem kontraktów na wykonywanie dużych zadań. Są one zazwyczaj otwarte dla wszystkich wykwalifikowanych kandydatów.
Format zastosowany w profesjonalnej ofercie może zależeć od rodzaju pracy i branży. Zaproszenie do składania wniosków może określać konkretny preferowany format i powinno zawierać szereg podpowiedzi, na które chciałoby się uzyskać odpowiedzi we wszystkich wnioskach. Zazwyczaj autorzy posługują się językiem formalnym i przestrzegają norm zawodowych, takich jak mówienie w trzeciej osobie, zwracanie się do ludzi właściwymi tytułami i nieużywanie terminów slangowych. W niektórych konkursach propozycje są udostępniane opinii publicznej w celu zachowania przejrzystości.
W przykładzie profesjonalnej propozycji rząd może ogłosić, że chce zbudować nową szkołę i ogłosi zaproszenie do składania wniosków. Wykonawcy, którzy spełniają specyfikacje określone przez rząd, mogą składać wnioski omawiające podejście, jakie przyjęliby do projektu. Każda profesjonalna propozycja powinna zawierać informacje o kwalifikacjach i umiejętnościach, aby pokazać, dlaczego agencja chciałaby zatrudnić daną firmę. Zawiera również oszacowanie, oparte na dostępnych informacjach, dotyczące kosztów i ram czasowych.
Firmy mogą składać zapytania ofertowe dotyczące rozwoju produktu, a także projektów budowlanych; firma może na przykład szukać nowego sposobu na wykonanie komponentu lub może poprosić projektantów oprogramowania o wkład w nowy program. W niektórych przypadkach kultura firmy może wymagać, aby członkowie personelu z sugestiami sformatowali je w formie profesjonalnej propozycji. Podobnie propozycje mogą być wykorzystywane w konkursach wewnętrznych, na przykład gdy ludzie z agencji reklamowej konkurujący o pracę nad projektem składają konkurencyjne propozycje, aby zilustrować ich podejście do kampanii reklamowej i wykazać, że są zdolni do pracy.
Profesjonalne pisanie propozycji może być wyzwaniem. Niektóre firmy zatrudniają konsultantów do pisania swoich propozycji, aby upewnić się, że są one tak konkurencyjne, jak to tylko możliwe. Inni mogą mieć dział, który zajmuje się opracowywaniem wniosków, dotacji i innej dokumentacji dla firmy. Dostępne są przewodniki po pisaniu wniosków, podobnie jak warsztaty, na których ludzie mogą zdobyć wskazówki i triki.