Kopia zapasowa offline to sposób przechowywania plików z sieci, dzięki czemu będą one dostępne nawet wtedy, gdy użytkownik nie jest podłączony do sieci, w której są przechowywane. Jest to korzystna funkcja dla użytkowników, którzy często polegają na telepracy z komputerami przenośnymi lub urządzeniami mobilnymi i dlatego nie zawsze mają bezpośredni kontakt z siecią, z której zwykle uzyskują dostęp do plików.
Kopia zapasowa w trybie offline jest używana jako środek ostrożności, ponieważ nie jest dostępna do aktualizacji, więc pozostaje nienaruszona kopia pliku w momencie zapisywania lub kopiowania w trybie offline. Zapisanie pliku lub folderu w kopii zapasowej offline zapewni, że w przypadku wystąpienia błędu w sieci lub awarii systemu będzie dostępna kopia pliku, do którego można się odwoływać.
Z tego powodu wielu użytkowników polega na tworzeniu kopii zapasowych w trybie offline, aby zapewnić sobie spokój w domu lub w miejscu pracy. Wiele firm używa tego typu kopii zapasowych do przechowywania plików, dzięki czemu są one niezmienione i można je łatwo odwoływać.
Ten rodzaj kopii zapasowej jest dostępny za pomocą oprogramowania do pobrania. Użytkownicy systemu Microsoft® Windows® 2000 lub nowszych wersji systemu operacyjnego mogą używać folderów offline do tworzenia kopii zapasowych plików offline. Po zapisaniu w kopii zapasowej offline, pliki te mogą być przywoływane niezależnie od tego, czy użytkownik jest podłączony do sieci, która kiedyś dostarczyła informacje.
Jedyną wadą korzystania z tego typu kopii zapasowych jest czas potrzebny na przechowywanie informacji. Nie można uzyskać dostępu do bazy danych informacji zapisanych w sieci podczas tworzenia kopii zapasowej zawartości w trybie offline. Chociaż zapisanie zawartości zajmuje trochę czasu, często jest wdrażane ze względów bezpieczeństwa i jako dodatkowy środek ostrożności w przypadku awarii systemu.