Kopia zapasowa online, jak sama nazwa wskazuje, to proces zdalnego tworzenia kopii zapasowych danych i plików online. Jest to alternatywa dla fizycznego tworzenia kopii zapasowych w pobliżu tego samego miejsca, w którym istnieją pliki. Usługi tworzenia kopii zapasowych online oferują użytkownikowi możliwość regularnego aktualizowania kopii zapasowych danych.
Użytkownicy komputerów mają wiele możliwości tworzenia kopii swoich danych i plików. Opcje offline obejmują dodatkowe dyski twarde komputera, zewnętrzne dyski twarde, dyski CD, DVD, napędy skokowe i inne. Wszystko to działa dobrze przez większość czasu w przypadku tworzenia kopii zapasowych plików w przypadku awarii komputera. Główny problem związany z tego typu kopiami zapasowymi polega na tym, że mają one tę samą fizyczną lokalizację, co oryginalne pliki. Na przykład w przypadku katastrofy, takiej jak pożar lub kradzież, kopie zapasowe i oryginały mają takie same szanse na zniszczenie lub kradzież.
Jeśli jednak dane są przechowywane zdalnie w innej lokalizacji, przetrwają. Tutaj przydaje się kopia zapasowa online. Kolejną ważną zaletą jest to, że kopia zapasowa online jest wirtualna. Użytkownik nie musi się martwić o przewody, systemy etykietowania i katalogowanie fizycznych nośników, takich jak płyty CD. Osoba korzystająca z systemu kopii zapasowych poza siedzibą firmy może również stale tworzyć kopie zapasowe swoich danych i korzystać z nowoczesnych technologii szyfrowania.
Kopia zapasowa danych online ma również kilka wad. Jednym z pierwszych, który przychodzi na myśl, jest koszt. Przeciętny użytkownik komputera domowego po prostu nie ma możliwości płacenia setek lub tysięcy dolarów rocznie, które czasami kosztuje wykonanie kopii zapasowej kilku gigabajtów danych. Bardziej sensownym rozwiązaniem dla firm lub większych korporacji jest skorzystanie z usług tworzenia kopii zapasowych online. Innym problemem, który może się pojawić, jest sytuacja, w której firma zajmująca się tworzeniem kopii zapasowych online wypadnie z rynku lub zmieni właściciela. Nikt nie może z całą pewnością stwierdzić, co stanie się z danymi, których kopia zapasowa została utworzona zdalnie.
Firmy zajmujące się tworzeniem kopii zapasowych online są znane jako dostawcy zarządzanych kopii zapasowych i jest ich wielu. Oferują wiele różnych funkcji w szerokim zakresie cen za przechowywanie danych poza siedzibą firmy. Funkcje te dotyczą głównie częstotliwości i sposobu tworzenia kopii zapasowych danych, sposobu ich szyfrowania, kompresji danych, przepustowości oraz sposobu i czasu dostępu do plików. Przechowywanie danych poza siedzibą firmy to kolejna opcja, w której fizyczne kopie zapasowe są przechowywane w innym miejscu niż oryginalne pliki.