Znane również jako wydatki kapitałowe, wydatki kapitałowe to płatności, które służą do zabezpieczenia aktywów firmy, które będą wykorzystywane przez okres ponad jednego roku kalendarzowego. Jednym z najczęstszych przykładów wydatku kapitałowego jest zakup budynku lub wyposażenia używanego w procesie produkcyjnym przez wiele lat. Oprócz nieruchomości i maszyn inne rodzaje zakupów mogą również kwalifikować się jako wydatek kapitałowy, przy założeniu, że koszt jest rozłożony na dłuższy okres użytkowania.
Chociaż wiele firm stosuje rdzeń podobnych nakładów kapitałowych, istnieją przykłady wydatków kapitałowych, które są związane z określonymi rodzajami branż. Na przykład księgarnia, która kupuje nowe półki, aby wyeksponować przedmioty przewożone w sklepie, zostałaby uznana za wydatek kapitałowy, ponieważ półki są kluczowe dla funkcjonowania firmy i prawdopodobnie przetrwają wiele lat. Taksówka jest uważana za wydatek kapitałowy dla firmy taksówkowej, ponieważ majątek ten jest niezbędny do prowadzenia firmy i przewiduje się, że będzie działała nieprzerwanie przez okres dłuższy niż jeden okres dwunastu miesięcy.
Istotną różnicą między wydatkiem kapitałowym a innymi rodzajami wydatków jest trwałość zakupionego przedmiotu. Oprawy oświetleniowe zakupione do budynków należących do firmy byłyby uważane za wydatek kapitałowy, ponieważ oczekuje się, że oprawy będą służyć dłużej niż rok. Jednocześnie wydatek taki jak miesięczny rachunek za gaz lub energię elektryczną byłby uważany za koszt operacyjny, a nie wydatek kapitałowy. Dzieje się tak, ponieważ media są już zużyte w ciągu ostatniego miesiąca i nie mogą zapewnić firmie żadnych dodatkowych korzyści.
W wielu krajach oferowane są zachęty podatkowe, aby zachęcić firmy do zakupu aktywów o długim okresie użytkowania. Firma może zdecydować się na zakup nieruchomości w ramach swojej ogólnej strategii operacyjnej i korzystać z ulg podatkowych związanych z hipoteką, która została wykorzystana do zabezpieczenia nieruchomości. Dopóki firma spłaca kredyt hipoteczny, te ulgi podatkowe są kontynuowane, chociaż mogą być zmniejszane z każdym kolejnym rokiem. Zdarzają się również sytuacje, w których firma może odliczyć od podatku określony wydatek kapitałowy, jeśli wydatek ten wynikał z konieczności wymiany sprzętu uznanego za niezbędny dla wydajności i produktywności prowadzonej działalności. Zawodowi księgowi mogą pomóc właścicielowi firmy zidentyfikować wszelkie stosowne odliczenia związane z jakimikolwiek wydatkami kapitałowymi i upewnić się, że odliczenie jest zgłaszane zgodnie z wytycznymi określonymi przez odpowiednią agencję podatkową.