Nazywany również kosztem bilansowym, kosztem utrzymywania jest każdy wydatek poniesiony podczas utrzymywania zapasów towarów. Magazynowane stany magazynowe mogą stanowić surowce oczekujące na wykorzystanie w produkcji lub wyroby gotowe oczekujące na sprzedaż i wysyłkę. Istnieje kilka różnych rodzajów kosztów utrzymania, które mogą mieć zastosowanie w przypadku utrzymywania dowolnego rodzaju zapasów.
Niektóre formy kosztów utrzymania odnoszą się bezpośrednio do fizycznych obiektów, w których przechowywane są towary. Dla firm, które nie posiadają własnych magazynów, środki wydatkowane na wynajem powierzchni magazynowej kwalifikują się jako koszt utrzymania. Gdy właściciel inwentarza posiada magazyny, wydatki, takie jak podatki, media, ubezpieczenie budynku i inwentarza, a także pensje wypłacane pracownikom pracującym w magazynie, można słusznie zaliczyć do kosztów utrzymania.
Aby zwiększyć rentowność firmy, istnieją pewne strategie, które mogą pomóc ogólnie zminimalizować koszty posiadania, a tym samym zwiększyć dochód netto osiągany przez firmę w danym okresie. Jednym z najskuteczniejszych sposobów jest utrzymywanie jak najmniejszych zapasów. Posiadanie mniejszych stanów magazynowych oznacza możliwość wynajęcia mniejszego, a przez to tańszego magazynu. Do nadzorowania mniejszych zapasów potrzeba mniej pracowników. Istnieje również szansa na zmniejszenie ilości mediów niezbędnych do utrzymania klimatu powierzchni magazynowej w dopuszczalnych granicach.
Jedna z największych korzyści w zakresie obniżenia kosztów posiadania wiąże się z podatkami. W wielu krajach firmy płacą podatki od wyrobów gotowych przechowywanych w zapasach na podstawie łącznej wartości każdej jednostki znajdującej się w magazynie. Stosując metody produkcji, które umożliwiają wytworzenie towaru na krótki czas przed wysłaniem go do nabywcy, zapasy są ograniczone do minimum, co pozwala na posiadanie mniejszej liczby towarów podlegających opodatkowaniu.
To samo podejście można zastosować w przypadku inwentaryzacji surowców. Stosując metodę znaną jako zamawianie cykli, możliwe jest ustalenie punktów ponownego zamówienia dla każdego z wymaganych materiałów. Zasadniczo takie podejście umożliwia producentowi ciągłe utrzymywanie wystarczającej ilości materiałów, aby utrzymać produkcję do momentu otrzymania następnego zamówienia surowców. Unikając akumulacji dużego zapasu materiałów, który może gromadzić się miesiącami przed użyciem w produkcji, firma podlega mniejszemu obciążeniu podatkowemu, co pozwala zachować większą część przychodów ze sprzedaży wyrobów gotowych.