Śledzenie zapasów to proces utrzymywania systemu, który nie tylko zajmuje się dodawaniem towarów do zapasów, ale także wypłatami z istniejących zapasów. Śledzenie zwykle dostarcza również informacji, które umożliwiają uzupełnianie zapasów w odpowiednim czasie. Celem każdego udanego śledzenia jest upewnienie się, że zapasy są utrzymywane na poziomie, który pomaga firmie osiągnąć jej cele. Ponieważ istnieje wiele różnych typów zapasów, strategie stosowane w ramach śledzenia zapasów będą się różnić w zależności od ustawienia.
Jeśli chodzi o śledzenie aktywności w inwentarzu wyrobów gotowych, zastosowane metody inwentaryzacji ułatwią księgowanie wszelkich towarów, które zostały ostatnio wyprodukowane i dodane do całkowitego zapasu, a także udokumentowanie wszelkich wysyłek towarów do klientów, które zmniejszają sumę Inwentarz. Tradycyjnie wiązało się to z prowadzeniem szczegółowych ewidencji produkcji, które były stosowane do bieżącej listy zapasów, a także odejmowaniem towarów pobranych z zapasów w celu realizacji zamówień klientów. Obecnie komputerowe oprogramowanie inwentaryzacyjne umożliwia bezpośrednie połączenie z systemami produkcyjnymi i zamawiającymi w celu korygowania stanu zapasów w czasie rzeczywistym, co pozwala zmniejszyć margines błędu z bilansem zapasów.
Zapasy surowców lub materiałów są również utrzymywane przy użyciu różnych metod śledzenia zapasów. W tym przypadku nacisk kładziony jest na przyjmowanie materiałów do zapasów po ich dotarciu do zakładu, przy jednoczesnym uwzględnianiu wszelkich surowców, które są wydawane do różnych działów w zakładzie w razie potrzeby. Wiele strategii utrzymywania zapasów wymaga ponownego zamawiania surowców, gdy osiągną pewien minimalny poziom. Określana w niektórych kręgach jako zamawianie według zużycia, metoda ta pomaga zapewnić, że materiały niezbędne do funkcjonowania zakładu są zawsze pod ręką, a nowe materiały docierają tuż przed wyczerpaniem istniejących zapasów. Właściwie skonstruowane, zamawianie oparte na zużyciu pomaga zapobiec wysokim zapasom, które podlegają dodatkowym podatkom, ale także pozwala uniknąć kosztów związanych z koniecznością tymczasowego wstrzymania operacji z powodu braku materiałów.
Podstawy planowania zapasów można dostosować do niemal każdej sytuacji. Te same ogólne zasady, które regulują działania związane ze śledzeniem zapasów w dużym zakładzie produkcyjnym, można również wykorzystać do stworzenia skutecznych sposobów zarządzania zapasami w małym biurze. Najskuteczniejsze strategie śledzenia zapasów umożliwiają działanie ze stosunkowo szczupłymi zapasami, które są uzupełniane na czas, aby zaspokoić potrzeby firmy, ale nie na tyle z wyprzedzeniem, aby przedmioty leżały na półkach przez długi czas.