Koszty zmienne to wydatki, które mogą się zmieniać z jednej instancji na drugą, w zależności od kilku różnych czynników. W przeciwieństwie do kosztu stałego, koszt zmienny może być znacznie trudniejszy do zaplanowania i czasami może przekraczać granice budżetu, gdy jest związany z nieoczekiwanym wydatkiem.
Jednym z najłatwiejszych sposobów zrozumienia kosztu zmiennego jest zastosowanie tej zasady do mediów domowych. Każdy miesięczny cykl rozliczeniowy będzie odzwierciedlał inną należną kwotę. Różnica w opłacie miesięcznej jest bezpośrednio związana z ilością usług, z których korzystało gospodarstwo domowe w okresie rozliczeniowym. Na przykład rachunek za prąd może być stosunkowo niski w ciągu jednego miesiąca, ze względu na fakt, że dom wymagał niewiele w zakresie ogrzewania lub chłodzenia. Jednak kolejny okres obejmował kilka dni, które były wyjątkowo zimne. Gospodarstwo domowe potrzebowało więcej energii elektrycznej, aby utrzymać komfortową temperaturę w domu. W wyniku zwiększonego zużycia opłata odzwierciedlona na kolejnym rachunku za energię będzie wyższa.
Ten sam zestaw okoliczności ma miejsce również w biznesie. Kiedy jakikolwiek czynnik wymaga większego nakładu zasobów w celu utrzymania produkcji, rezultatem jest odchylenie od zwykłego kosztu eksploatacji. Koszt zmienny może wystąpić, gdy producent doświadczył przestoju jednej maszyny w procesie produkcyjnym i musi uruchomić maszynę przez kilka dodatkowych dni, aby wyprodukować zwykłą liczbę towarów. Może to prowadzić do dodatkowych kosztów, takich jak nadgodziny i większe zużycie mediów przez dodatkowe dni, które zakład pracuje w celu zrekompensowania przestojów. Powoduje to poniesienie kosztu zmiennego za ten okres produkcji.
Koszt zmienny w biznesie jest często związany z nieoczekiwanym wzrostem kosztów pracy, dodatkowym zużyciem standardowych i zwykłych zasobów oraz nieoczekiwanymi czynnikami, takimi jak awaria sprzętu. Wiele korporacji próbuje częściowo zrekompensować pokrycie tego rodzaju kosztów poprzez wbudowanie dodatkowych środków do budżetu. Zrozumienie, że nawet najbardziej efektywna działalność będzie ponosić pewien stopień kosztów zmiennych, pozwala zaabsorbować dodatkowy wydatek bez naruszania stabilności finansowej firmy.