Księga klientów to określona część księgi głównej firmy poświęcona w całości transakcjom firmy z klientami. Ponieważ umieszczenie wszystkich różnych transakcji biznesowych w jednym miejscu księgowym byłoby nieskończenie mylące, firmy korzystają z oddzielnych ksiąg poświęconych różnym aspektom ich działalności. Jedną z tych ksiąg pomocniczych jest księga klientów, która zawiera szczegółowe informacje na temat wszystkich należności zgromadzonych przez firmę. Jest to szczególnie konieczne, gdy firmy mają umowy kredytowe ze swoimi klientami, ponieważ takie umowy często prowadzą do wielu płatności za jeden zakupiony przedmiot.
Prowadzenie ksiąg rachunkowych jest niezbędnym zadaniem każdej firmy, która ma nadzieję na efektywny biznes. Jeśli firma nie może śledzić wszystkich przychodzących i wychodzących pieniędzy, może to prowadzić do utraty pieniędzy i ich nieodzyskania. Ponadto śledzenie wszystkich transakcji, których podejmuje się firma, jest konieczne, gdy przychodzi czas na płacenie podatków. Ponieważ księga główna może stać się przepełniona i zagmatwana, jeśli wszystkie różne transakcje zostaną uwzględnione w przypadkowy sposób, konieczne są księgi poświęcone określonym gałęziom biznesu. Księga klientów jest jedną z tych konkretnych ksiąg.
Konieczne jest uwzględnienie pewnych rzeczy w księdze klientów. W pierwszej kolejności należy podać wszystkie nazwy i ważne informacje dotyczące klientów konkretnej firmy. Każdy klient powinien zajmować własną stronę, która powinna zawierać szczegółowe informacje o wszystkich transakcjach zachodzących między firmą a tym klientem. Transakcje obejmują wszelkie dokonane zakupy, wszelkie zwroty od klientów oraz płatności dokonane na rzecz danej firmy.
W wielu przypadkach firmy mogą chcieć przechowywać jeszcze więcej szczegółów w swoich księgach klientów. Może to zapobiec zamieszaniu w procesie księgowania. Na przykład, jeśli towary są wysyłane, należy podać zlecenie wysyłki i wszelkie numery identyfikacyjne wysyłki. Numery seryjne kupowanych towarów również powinny mieć określone miejsce w księdze. Kopie rzeczywistych rachunków, które zostały wysłane do klientów, są również przydatne do sprawdzenia, jeśli pojawią się jakiekolwiek rozbieżności.
Kiedy firmy kompilowały księgę klientów w przeszłości, często była ona ręcznie umieszczana w sekcji księgi głównej lub w oddzielnej księdze, która w połączeniu z księgami poświęconymi rozrachunkom z dostawcami, zapasom i innym aspektom biznesowym obejmowała całą księgowość. Nowoczesna technologia znacznie ułatwiła prowadzenie ksiąg rachunkowych, ponieważ obecnie często obsługuje je oprogramowanie komputerowe. Wymaga to od księgowych po prostu wprowadzania danych dotyczących klientów i ich zakupów. Oprogramowanie wykonuje następnie wszelkie niezbędne obliczenia i porządkuje wszystkie rozbieżne szczegóły w spójną całość.