Księga rachunkowa to kompletna ewidencja wszystkich rachunków wykorzystywanych do prowadzenia ewidencji finansów firmy lub finansów osobistych. Zwykle ludzie nazywają księgę rachunkową księgą główną, a księgowy lub księgowy używa jej w połączeniu z dziennikiem księgowym. Dziennik jest codziennym zapisem transakcji finansowych, a księga główna różni się, ponieważ księgowy rejestruje transakcje według nazw kont. Zazwyczaj księga główna ma pięć klasyfikacji: aktywa, wydatki, pasywa, kapitał własny i przychody.
Ogólnie układ stron dziennika i księgi jest inny. Najpopularniejsza księga główna ma konstrukcję czterokolumnową, która zawiera kolumny dla transakcji debetowych i kredytowych oraz salda debetowego lub kredytowego. Inne kolumny rejestrują datę wpisu, odniesienie księgowania koordynujące z wpisem księgowym oraz opis pozycji lub transakcji. Odniesienie do publikacji lub Post. Nr ref. to numer strony dziennika, na której wpis został zamieszczony, i jest ważny przy sprawdzaniu wpisów.
Jedną z zalet księgi rachunkowej jest to, że daje ona księgowemu obraz sytuacji finansowej. W przeciwieństwie do dziennika, księga rachunkowa utrzymuje bilans bieżący. Właściciel firmy może przeglądać transakcje dla określonej kategorii bez przeszukiwania wpisów księgowych. Na przykład, jeśli dana osoba chce zobaczyć, ilu klientów ma zaległe rachunki w swojej firmie, może sprawdzić Należności pod nagłówkiem Aktywa w księdze.
Księgowanie to procedura kopiowania dat, opisu i kwot pieniężnych do księgi z dziennika. Zazwyczaj księgowy używa odniesienia księgowego wpisu do dziennika jako wskazania, że zaksięgował wpis do dziennika w księdze głównej. Na przykład, jeśli osoba robi sobie przerwę na kawę podczas księgowania zapisów księgowych w księdze rachunkowej, może łatwo znaleźć to, co zostało zakończone, porównując referencje księgowania. Jeśli zrobisz to poprawnie, wypełnione wpisy będą zawierały wpisy księgowania. Wpisy niekompletne nie będą miały numeru referencyjnego ogłoszenia.
Inne ważne zapisy w księdze rachunkowej to wskazanie, czy konto jest zamknięte i czy mają do niego zastosowanie inne sytuacje. Czasami księgowy wskazuje błędy w księgowości, wpisując korektę lub korektę w księdze. Kiedy saldo zostanie przeniesione na inną stronę, księgowy zapisuje saldo na tej stronie. Notacje te są ważne dla integralności procesu.