Pod wieloma względami pisanie listu z propozycją jest jak każdy inny rodzaj pisania biznesowego. Jasne, zwięzłe i dokładne pisanie jest ważne dla każdego dokumentu biznesowego. Propozycje biznesowe wymagają jednak określonych elementów, takich jak list motywacyjny. List z propozycją, podobnie jak list motywacyjny do życiorysu, służy jako grzeczne wprowadzenie do danej propozycji. Używanie aktywnego głosu, przestrzeganie przyjętej etykiety biznesowej i okazywanie wdzięczności za ograniczony czas czytelnika ma kluczowe znaczenie dla udanej odpowiedzi.
Często, gdy duże organizacje wysyłają zapytania dotyczące wielu projektów, list motywacyjny służy do poinformowania czytelnika, na które zapytanie ofertowe (RFP) odpowiada dokument. Jeśli nie ma istniejących relacji między profesjonalistami lub firmami, list z propozycją jest zarówno wstępem, jak i okazją do zrobienia dobrego pierwszego wrażenia. Gdy związek już istnieje, list motywacyjny może służyć jako okazja do pochwały, wyrażenia uznania lub przedłużenia dobrej woli między obiema stronami.
Niezależnie od tego, czy istnieje relacja między stronami, czy nie, każdy list z propozycją powinien być zgodny z odpowiednią etykietą biznesową. Na przykład dokument powinien być sformatowany z odpowiednimi nagłówkami, zgrabnymi marginesami i standardowym krojem pisma lub czcionką. Oczekuje się zaadresowania listu do właściwego kontaktu i skorzystania z profesjonalnego powitania, akceptowanego przez kulturę klientów. Nieprawidłowe informacje kontaktowe lub zbyt nieformalne powitanie mogą mieć wpływ na to, czy list z propozycją zostanie przeczytany, czy odrzucony.
Oprócz właściwej etykiety ważny jest również ton listu z propozycją. Formalne, ale spersonalizowane podejście zazwyczaj najlepiej sprawdza się w kulturach zachodnich, a niektóre relacje biznesowe pozwalają na nieformalny ton. Kultury Wschodu zazwyczaj, choć nie zawsze, preferują formalne, profesjonalne podejście. W przypadku wątpliwości co do właściwego tonu najlepiej jest podejść formalnie i profesjonalnie.
Chociaż żaden list z propozycją nie gwarantuje akceptacji, używanie aktywnego głosu i zwięzłego pisania poprawia szanse. Nie używaj dwóch lub trzech słów, jeśli jedno wystarczy. Krótkie, proste zdania są lepsze niż długie, złożone akapity. Aktywny głos przedstawia wyrazistość i pewność siebie, więc unikaj w pisaniu czasowników „być”. Unikaj wyrażeń takich jak „jeśli chcesz” lub „możesz wolisz”. Zamiast tego zdecyduj się na mocne czasowniki opisujące czynności i bezpośrednie wezwania do działania.
Konkretna treść listu z propozycją będzie się różnić w zależności od projektu i relacji biznesowej. Jednym z częstych błędów popełnianych przez profesjonalistów podczas pisania listu motywacyjnego jest przerobienie lub podsumowanie informacji zawartych w dokumentach towarzyszących. Pamiętaj, że większość profesjonalistów biznesowych ma ograniczony czas. Szanuj czas czytelnika i nie zmieniaj tylko treści swojej propozycji. Zamiast tego napisz swój list z myślą o wstępie twarzą w twarz: co byś powiedział lub jak przedstawiłbyś się osobiście przed przekazaniem dokumentu z propozycją?