Memorandum debetowe to narzędzie księgowe wykorzystywane do kilku celów. Służy jako narzędzie dla instytucji finansowych, takich jak banki, do informowania swoich klientów o zmianach sald ich rachunków z powodu wewnętrznie wygenerowanej transakcji, która może nie zostać uwzględniona w bardziej powszechnych rodzajach opłat naliczanych na kontach takich klientów. Pożyczka jest również wykorzystywana przez firmy jako środek korygowania nierównowagi w naliczonych wcześniej opłatach za transakcję.
Czasami firmy popełniają błędy, obciążając swoich klientów kwotą, która może być niższa niż rzeczywista cena za usługę lub produkt. Kiedy tak się stanie, firma może zdecydować się na naprawienie takiego błędu poprzez wykorzystanie memorandum debetowego. W takim przypadku memorandum debetowe będzie zawierało jedynie różnicę między poprzednio pobraną kwotą a rzeczywistą kwotą, która zostanie wystawiona klientowi jako rachunek. Firma wystawiająca takie memorandum debetowe mogła również nie brać pod uwagę niektórych czynników wpływających na cenę towaru przy wystawianiu oryginału faktury, co powoduje konieczność ponownego przeliczenia i przypisania klientowi faktycznej kwoty do zapłaty Zapłata.
Innym wnioskiem o wystawienie memorandum obciążeniowego jest opłata obciążająca rachunek posiadacza rachunku przez bank, inna niż zwykłe opłaty. Na przykład bank może obciążyć określoną kwotą salda posiadacza rachunku jako karę za wystawienie czeków, które nie zostały zwrócone. W takim przypadku bank wystawi poszkodowanemu klientowi memorandum debetowe, informując go o potrąceniach, charakterze potrącenia oraz aktualnym saldzie na rachunku deponenta. Czasami bank może wystawić memorandum debetowe, gdy pobierze część pieniędzy z rachunku klienta jako opłatę za obsługę rachunku.
Innym razem powodem wygenerowania tego narzędzia może być jakiś błąd po stronie księgowych podczas uzgadniania rachunków firmy. W takim przypadku księgowi uzupełnią błąd poprzez wykorzystanie memorandum obciążeniowego. Zazwyczaj takie błędy w rozliczeniu powodują zawyżenie całkowitego salda na koncie lub mogą być spowodowane błędami w naliczaniu od klientów usług i towarów, które zwiększyły saldo.