Telefon programowy to aplikacja komputerowa, która umożliwia użytkownikom wykonywanie połączeń telefonicznych bezpośrednio z komputera. Jest najczęściej używany w połączeniu z Voice over Internet Protocol (VoIP), formą telefonii komputerowej. Telefon należy do kategorii technologii znanej jako integracja telefonii komputerowej (CTI). Dzięki tej technologii połączenia można wykonywać z komputera na linię telefoniczną, z telefonu na komputer lub między włączonymi komputerami.
Oprogramowanie telefonu programowego zazwyczaj naśladuje wygląd prawdziwego telefonu i może mieć postać samodzielnego programu z własnym oknem lub programu osadzonego w aplikacji internetowej lub innym programie komputerowym. Polecenia można wprowadzać za pomocą klawiatury lub interfejsu ekranowego. Rozmowy są prowadzone przez zestaw słuchawkowy z wbudowanym mikrofonem, mikrofon i głośniki komputera lub telefon USB — słuchawkę podłączaną do portów USB komputera. Karta dźwiękowa komputera służy do zapewnienia wejścia i wyjścia audio.
Typowy telefon programowy ma wszystkie funkcje i cechy tradycyjnego telefonu, w tym szybkie wybieranie, telekonferencje, przekazywanie połączeń i połączenia oczekujące. Wiele firm udostępnia programy do pobrania, ale samo oprogramowanie nie umożliwia użytkownikom nawiązywania połączeń. Telefon programowy musi być używany z VoIP lub istniejącą siecią lokalną (LAN). Do wyboru jest kilku dostawców usług telefonii internetowej. Właściwy typ zależy od potrzeb użytkownika — na przykład od tego, czy telefon będzie używany do rozmów służbowych, czy osobistych.
Telefon programowy jest najbardziej popularny w zastosowaniach biznesowych. Jest odpowiedni dla użytkowników, którzy chcą mieć przy sobie telefon biurowy wraz ze wszystkimi jego funkcjami i katalogami na laptopie, na przykład dla tych, którzy często korzystają jednocześnie z komputera i telefonu oraz którzy mogą być zmuszeni do podróży. Przykładami mogą być pracownicy call center, które przyjmują telefony do działu sprzedaży lub pomocy technicznej. W przypadku tych użytkowników można ustawić automatyczne wyświetlanie informacji o kliencie w oknie oprogramowania, gdy telefon dzwoni.
W przypadku firm, które używają dialerów predykcyjnych do wykonywania dużych partii połączeń, program telefoniczny może zostać zintegrowany z istniejącym systemem. Wiele programów może generować raporty i wykresy przedstawiające informacje o kampanii połączeń, takie jak statystyki połączeń przychodzących i wychodzących. Technologia ta pozwala również większej liczbie pracowników pracować z domu, oferując potencjalne oszczędności ekonomiczne dla firm.