Każda firma potrzebuje solidnego planu odzyskiwania po awarii. Jak każdy trudny temat, katastrofy są czymś, o czym nikt nie chce myśleć, ale każdy musi zaplanować. Odzyskiwanie po katastrofach to możliwość kontynuowania pracy po dowolnej liczbie katastrofalnych problemów, od wirusa komputerowego lub ataku hakerów po klęskę żywiołową, taką jak powódź, pożar lub trzęsienie ziemi. Posiadanie planu zajmuje trochę czasu i wysiłku, ale spokój, jaki zapewnia, i możliwość kontynuowania pracy po tym, co nie do pomyślenia, są tego warte.
Odzyskiwanie po awarii musi uwzględniać sposób prowadzenia firmy i różne elementy wymagane do jej utrzymania. Potrzeby te różnią się w zależności od firmy, a dobry plan na wypadek katastrofy powinien być dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy. Korzystanie z ogólnej strategii jest lepsze niż nic, ale może podkreślić elementy mniej ważne dla Twojej firmy lub, co gorsza, pominąć krytyczne aspekty.
Pierwszym krokiem do stworzenia indywidualnego planu odzyskiwania po awarii jest zaplanowanie najbardziej krytycznych aspektów codziennej działalności. Jeśli komunikowanie się z klientami przez telefon zajmuje dużo czasu, należy zająć się zapasowym systemem telefonicznym. Może to być tak proste, jak posiadanie telefonów komórkowych pracowników, tak aby w przypadku uszkodzenia linii stacjonarnej w biurze pracownicy mogli dzwonić do klientów za pomocą swoich telefonów komórkowych. Może to być również tak skomplikowane, jak posiadanie zapasowego call center zlokalizowanego w innym stanie, dzięki czemu ruch może być kierowany do innej lokalizacji, jeśli pojawią się problemy w określonym call center.
Bezpieczeństwo danych jest prawdopodobnie jednym z najważniejszych i pomijanych aspektów odzyskiwania danych po awarii. Możliwość dzwonienia do klientów z innego systemu telefonicznego jest mało pomocna, jeśli nie masz listy klientów, ich zamówień i numerów telefonów. Nie możesz przyjmować nowych zamówień, jeśli nie masz dostępu do swojego systemu magazynowego lub nie możesz złożyć nowych zamówień wysyłkowych. Odzyskiwanie danych często obejmuje wykonywanie częstych kopii zapasowych wszystkich krytycznych danych i zapisów, zarówno cyfrowych, jak i papierowych, oraz przechowywanie ich w bezpiecznej, zdalnej lokalizacji.
Ważne jest również, aby mieć na uwadze ramy czasowe odzyskiwania po awarii. Jeśli Twoja firma musi mieć możliwość niemal natychmiastowego odzyskania sprawności po awarii, należy podjąć o wiele bardziej złożone i zbędne kroki niż w przypadku, gdy masz możliwość poświęcenia więcej czasu na odzyskiwanie. Jeśli Twoja firma działa w czasie rzeczywistym, w środowisku online, potrzebujesz wielu gotowych systemów kopii zapasowych, aby w razie awarii mogły natychmiast przejść do trybu online. Jeśli Twoja firma pracuje w dłuższych ramach czasowych, to pozostawienie kilku godzin lub dni na odzyskanie danych, uporządkowanie dokumentów i wznowienie pracy może być akceptowalne.