Ujawnienia pracowników to po prostu deklaracje informacji, które mają wpływ na status danej osoby jako potencjalnego lub obecnego pracownika. Często procesy ujawniania informacji przez pracowników obejmują dostarczenie pracownikowi wykazu różnych czynów przestępczych i poproszenie pracownika o potwierdzenie lub zaprzeczenie, że został kiedykolwiek skazany za którekolwiek z tych przestępstw. Brak zgłaszania się w trakcie procesu ujawniania informacji jest zwykle uważany za podstawę do odrzucenia aplikacji potencjalnego pracownika lub zwolnienia obecnego pracownika.
Stopień ujawnienia informacji przez pracownika, który musi mieć miejsce, różni się w zależności od miejsca. W niektórych przypadkach przepisy jurysdykcyjne określają standard, jakiego rodzaju informacje pracownik jest zobowiązany ujawnić swojemu pracodawcy. Jednocześnie przepisy ograniczają zakres informacji, jakich pracodawca może zażądać od potencjalnego lub obecnego pracownika. Na przykład w wielu jurysdykcjach pracodawca nie może poprosić potencjalnego pracownika o ujawnienie jego orientacji seksualnej lub preferencji religijnych.
W większości przypadków ujawnienie pracownika polega na podaniu danych, które mają bezpośredni wpływ na zdolność pracownika do prawidłowego wykonywania przydzielonych mu obowiązków. Obejmuje to dostarczanie informacji o doświadczeniu, formalnym szkoleniu i ogólnie poświadczeniach edukacyjnych. Jeśli pracownik zdecyduje się upiększyć którykolwiek z tych elementów lub celowo zamieści nieprawdziwe informacje, pracodawca może stwierdzić, że doszło do oszustwa związanego z ujawnieniem i zwolnić pracownika. Jednocześnie celowe pominięcie odpowiednich informacji może również zostać uznane za oszustwo i stanowić podstawę do zwolnienia.
Wiele branż wyznacza standardy dotyczące ujawniania informacji o pracownikach. Jednym z przykładów jest branża maklerska. Krajowe Stowarzyszenie Dealerów Papierów Wartościowych (National Association of Securities Dealers) wprowadziło to, co powszechnie określa się mianem standardów ujawniania NASD. Jeśli okaże się, że broker nie podał prawdy o swoim pochodzeniu lub referencjach edukacyjnych, obecny pracodawca może rozwiązać daną osobę. Istnieje również możliwość, że brak pełnego ujawnienia doprowadzi do tego, że broker zostanie odsunięty od udziału w różnych rynkach, skutecznie uniemożliwiając dalszą pracę w zawodzie.
W ostatnich latach formularze ujawniania informacji o pracownikach przeszły z ogólnego formatu do bardzo szczegółowego pod względem rodzaju wymaganych informacji. W Stanach Zjednoczonych wiele stanowych agencji rządowych oraz prywatnych pracodawców może proaktywnie żądać informacji związanych z określonymi rodzajami działalności przestępczej. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których pracownik pracowałby z dziećmi lub gdy przeszłość kryminalna za napaść, kradzież lub inne przestępstwa miałaby bezpośredni wpływ na zdolność danej osoby do wykonywania jej obowiązków lub potencjalnie narażałaby innych na niebezpieczeństwo.
Podczas gdy niektóre rodzaje pracy wymagają bardzo mało informacji o pracownikach, inne są bardzo szczegółowe. Podstawową koncepcją przepisów i regulacji dotyczących ujawniania informacji jest zapewnienie, że bezpieczeństwo pracodawcy jest chronione, a obecni pracownicy i klienci są chronieni przed możliwością doznania krzywdy w wyniku zatrudnienia kogoś o wątpliwych referencjach lub w przeszłości karnej . Każdy pracownik, który nie zastosuje się do jakiegokolwiek poziomu ujawnienia wymaganego do pracy, może spotkać się z ewentualnym zwolnieniem, a nawet problemami prawnymi w wyniku braku pełnego ujawnienia.