Termin oferta przetargowa jest używany w dziedzinie zamówień do opisania odpowiedzi od potencjalnych dostawców na zapytanie ofertowe (RFP). Każda propozycja przetargowa składa się z trzech aspektów: przeglądu firmy, odpowiedzi na specyfikacje i wyceny. Oferty przetargowe są prawnie wiążącymi odpowiedziami w postępowaniu o udzielenie zamówienia. Istnieje wiele praw gospodarczych dotyczących umów, zapytań ofertowych, ofert przetargowych i warunków akceptacji. Poświęć trochę czasu, aby upewnić się, że Twoja odpowiedź jest dokładna i przedstawia rozwiązanie, które można zrealizować z zyskiem.
Format oferty przetargowej różni się znacznie w zależności od branży, ale wszystkie mają te same podstawowe wymagania. Najważniejszą częścią każdej odpowiedzi na ofertę przetargową są terminy. Wszystkie zapytania ofertowe mają termin i godzinę wyraźnie określoną w dokumencie. Wszelkie odpowiedzi otrzymane po tej dacie nie mogą zostać zaakceptowane ani uwzględnione w procesie weryfikacji. Prawo umów jest bardzo jasne w tej kwestii, a wiele firm zostało postawionych przed sądami w związku z przyznawaniem zamówień firmom, które złożyły ofertę po terminie. Sędziowie niezmiennie rozstrzygają na korzyść powoda, który złożył ofertę w terminie i oprócz kosztów sądowych mogą zasądzić odszkodowanie.
Pierwsza część każdej oferty przetargowej to przegląd firmy odpowiadającej na zapytanie ofertowe. Zazwyczaj firma powinna uwzględnić doświadczenie w branży, podkreślając udane projekty o podobnej lub większej wielkości, aby wskazać zdolność do spełnienia wymagań firmy. Jeśli firma jest notowana na giełdzie, należy to uwzględnić w sekcji tła, wraz z linkami do komunikatów prasowych, strony internetowej firmy i listy dyrektorów wykonawczych.
Sekcja odpowiedzi otrzyma najwięcej uwagi ze strony klienta. W rezultacie należy skoncentrować się na spełnieniu wymagań punkt po punkcie. Wiele firm używa struktury RFP do formatowania swojej odpowiedzi, korelując każdą sekcję, aby ułatwić klientowi porównanie. Dodatkowa dokumentacja uzupełniająca wymagana w odpowiedzi powinna być wymieniona jako dokumenty w załączniku i odpowiednio zindeksowana. Wiele firm uwzględnia prezentację odpowiedzi jako zaznaczoną pozycję w macierzy oceny, co sprawia, że wysiłek jest opłacalny dla firmy udzielającej odpowiedzi.
Cennik jest zazwyczaj oddzielną częścią oferty przetargowej. Jeśli dostępnych jest wiele opcji cenowych, odpowiedź powinna wyraźnie wskazywać podstawową wartość wraz z cenami dla różnych rozwiązań alternatywnych. Wiele umów zakupu zawiera opłatę cykliczną, taką jak licencja lub roczna konserwacja. Wartość tę należy podać w tej sekcji, z wyraźnym wskazaniem długości okresu.
Wszelkie ograniczenia związane z przyjęciem oferty przetargowej muszą być zawarte w odpowiedzi. Obejmuje to terminy przyjęcia oferty, harmonogram rozpoczęcia pracy, elastyczność zasobów i inne kwestie. Warunki płatności są zazwyczaj również wskazane w odpowiedzi, aby można było rozpocząć proces negocjacji.