Zapytanie ofertowe, powszechnie nazywane zapytaniem ofertowym, jest dokumentem wykorzystywanym przez wiele organizacji do otrzymywania ofert usług lub towarów od potencjalnych dostawców. Dokładna struktura zapytania ofertowego będzie się różnić w zależności od sytuacji. Oznacza to, że formuła napisania zapytania ofertowego będzie w dużej mierze zależeć od kultury podmiotu wysyłającego żądanie i tego, czego mają nadzieję dowiedzieć się z odpowiedzi. Oto kilka przykładów elementów, które można znaleźć w wielu zapytaniach ofertowych, niezależnie od branży czy organizacji.
Podobnie jak w przypadku wielu prac związanych z pisaniem biznesowym, właściwe zapytanie ofertowe rozpocznie się od określenia celu dokumentu. Zwykle można to podsumować w kilku zdaniach i pozwala wnioskodawcom lub zaproszonym stronom na złożenie formalnej propozycji, aby dokładnie wiedzieć, czego podmiot wystawiający poszukuje w zakresie usług lub towarów. Nawet najbardziej zwyczajny format zapytania ofertowego będzie zawierał informacje tego rodzaju.
Wraz z podaniem celu lub powodu zapytania ofertowego, nie jest niczym niezwykłym, że dołącza się pewne ogólne informacje o podmiocie. Informacje zwykle zawierają ograniczone szczegóły dotyczące wielkości firmy, liczby obecnie utrzymywanych lokalizacji i wszelkich natychmiastowych planów ekspansji, które mogą wpłynąć na odpowiedzi wnioskodawców. Zazwyczaj szczegóły nie mają być wyczerpujące. Zazwyczaj jednak wystarczy pozwolić wnioskodawcom na samodzielne prowadzenie badań, aby poszerzyć ich zrozumienie potrzeb strony składającej zapytanie ofertowe.
W swojej strukturze zapytanie ofertowe może być bardzo szerokie lub bardzo szczegółowe. Niektóre wnioski nie są dłuższe niż jedna strona i zawierają jedynie ogólne wskazówki dotyczące składania wniosków, takie jak kilka konkretnych obszarów, którymi należy się zająć, jak złożyć gotowy wniosek oraz termin, w którym wszystkie wnioski są składane. Inne zapytania ofertowe zawierają określone sekcje i format, którego należy bezwzględnie przestrzegać.
Oba te podejścia mają zalety w zakresie formatowania zapytania ofertowego. Szeroki format zapewnia, że niezbędne informacje zostaną zawarte w treści odpowiedzi, ale pozwala podmiotowi zorientować się, jak każdy wnioskodawca prezentuje się, gdy ma dużą swobodę w odpowiedzi. W przeciwieństwie do tego, wysoce ustrukturyzowany format dokładnie mówi wnioskodawcy, jak zorganizować dane w sposób, który z pewnością będzie miał znaczenie dla podmiotu wydającego. Jednocześnie rozbudowana struktura umożliwia dosłownie porównanie odpowiedzi kilku respondentów obok siebie, przechodząc kolejno w dół listy sekcji.
W zależności od rodzaju usługi lub towarów, zapytanie ofertowe może zawierać przykładowe scenariusze, które ilustrują, czego nadawca zapytania potrzebuje od dostawcy zarówno w sytuacjach rutynowych, jak i awaryjnych. Na przykład, jeśli zapytanie ofertowe dotyczy usług telekonferencyjnych, nadawca może chcieć wiedzieć, czy sprzedawca może zagwarantować dostępność określonej liczby portów lub linii nawet w szczytowych okresach biznesowych. Dostawca może również zająć się konkretnymi kwestiami, takimi jak wdrożenie sieci wsparcia do użytku w przypadku sytuacji awaryjnych w całej firmie lub jeśli sprzedawca może poradzić sobie z planowaniem i wykonywaniem połączeń konferencyjnych bez wcześniejszego powiadomienia.
Firmy lub inne organizacje, które muszą wydać zapytanie ofertowe, ale nie są pewne, jak najlepiej ustrukturyzować dokument, często mogą rozpocząć ten proces od skorzystania z jednej z wielu bezpłatnych opcji szablonów zapytań ofertowych, które można znaleźć w Internecie. Te szablony można modyfikować w razie potrzeby. W niektórych przypadkach szablony będą zawierały co najmniej jeden przykład zapytania ofertowego, który posłuży jako przewodnik dla osoby lub zespołu odpowiedzialnego za przygotowanie RFP.