Oprogramowanie księgowe non-profit odnosi się do oprogramowania internetowego lub stacjonarnego, którego organizacje non-profit mogą używać do zarządzania swoimi sprawami finansowymi. Niektóre funkcje obejmują możliwość rejestrowania i śledzenia darowizn, opłacania rachunków oraz generowania bilansów i innych raportów finansowych. Istnieje kilka programów, które umożliwiają organizacji non-profit przetwarzanie transakcji kartą debetową bez konieczności posiadania dodatkowego sprzętu. Firmy często oferują różne oprogramowanie w zależności od liczby użytkowników, a także tego, czy będzie używane w wielu lokalizacjach. Na przykład, jeśli oprogramowanie jest oparte na sieci Web, organizacja non-profit może zakupić licencje dla każdego użytkownika.
Aspekty księgowe zarządzania organizacjami non-profit mają kluczowe znaczenie dla celów prawnych i podatkowych. Zbieranie publicznych darowizn i datków na pewnym poziomie często podlega przepisom prawa regionalnego i krajowego. Dokładne prowadzenie dokumentacji jest często niezbędne w przypadku kontroli przeprowadzonej przez rządową agencję skarbową w celu udowodnienia, że księgowość jest prowadzona prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Oprogramowanie księgowe non-profit upraszcza zadanie prowadzenia dokumentacji i może być najlepszą szansą dla organizacji na prowadzenie dokładnej i pełnej księgowości finansowej wszystkich transakcji. To jest powód, dla którego organizacje non-profit często wolą z niego korzystać zamiast korzystać z arkuszy kalkulacyjnych lub papieru.
Kluczową funkcją niektórych programów księgowych non-profit jest zarządzanie listą płac. Pracownicy organizacji regularnie otrzymują wypłatę, a księgowość wymagana do wytworzenia ostatecznej i dokładnej wypłaty zgodnej z przepisami podatkowymi może być rozbudowana. Na przykład organizacje non-profit mogą być zobowiązane do zatrzymania niektórych części wypłaty z tytułu podatków regionalnych i stanowych oraz opłacania grupowych planów zdrowotnych i innych świadczeń. Oprogramowanie może być wykorzystywane do szybszego i często dokładniejszego przetwarzania listy płac niż ręczne wykonywanie obliczeń dla każdej wypłaty. Często możliwe jest wypełnienie niezbędnych formularzy podatkowych przy użyciu tego samego oprogramowania, a uiszczenie jednorazowej opłaty za oprogramowanie lub miesięcznej opłaty licencyjnej jest często tańsze niż zatrudnienie specjalisty podatkowego lub usługi płacowej w celu wykonania tych samych zadań.
Zarządzanie finansami związanymi z działaniami pozyskiwania funduszy może czasami być przytłaczające dla osób, którym powierzono obsługę tego w imieniu organizacji non-profit. Oprogramowanie księgowe non-profit może usprawnić proces planowania zbiórki pieniędzy, a także skonfigurować konta wydatków i darowizn potrzebne do przetworzenia transakcji. Niektóre programy integrują się również z siecią, aby otrzymywać wkłady i automatycznie wprowadzać je do oprogramowania.